Handelsbetingelser for Flows Systems ApS

Version: 2.1 | Offentliggjort: 6. november 2026 | Ikrafttræden for eksisterende løbende kundeforhold: 1. januar 2027

Disse handelsbetingelser gælder for alle Flows’ erhvervskunder. For nye aftaler indgået fra den 6. november 2026 gælder denne version fra aftaleindgåelsen, når den er gjort til en del af aftalen. For eksisterende løbende kundeforhold træder denne version i kraft den 1. januar 2027 efter individuel varsling pr. e-mail i henhold til ændringsbestemmelserne i de hidtil gældende vilkår, herunder de hidtidige handelsbetingelsers punkt 18 og Generelle Abonnementsbetingelsers punkt 12 og 14.

Version 2.1 erstatter version 2.0 og Flows’ Generelle Abonnementsbetingelser. Fra ikrafttrædelsen gælder ét samlet sæt vilkår for alle Flows’ ydelser. Tidligere versioner kan ses under ”Tidligere versioner” nederst på siden.

Kundens fortsatte brug af de berørte tjenester efter ikrafttrædelsen anses som accept i overensstemmelse med punkt 18. Ved væsentlige ændringer til Kundens ugunst kan Kunden opsige den berørte løbende tjeneste med virkning fra ikrafttrædelsen ved skriftlig meddelelse inden denne dato.

Disse handelsbetingelser (”Betingelserne”) gælder for alle tilbud, ordrer, abonnementer, leverancer og øvrige ydelser fra Flows Systems ApS, CVR-nr. 44369842 (”Flows”), til erhvervskunder (”Kunden”). Flows og Kunden betegnes hver for sig som en ”Part” og samlet som ”Parterne”.

Betingelserne er Flows’ egne og selvstændige vilkår. Standardkontrakter, vejledninger og andet materiale fra brancheorganisationer eller andre leverandører er ikke en del af aftalen, medmindre dette udtrykkeligt er aftalt skriftligt.

Betingelserne gælder, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt skriftligt i en ordre, tilbudsaccept, projektbeskrivelse eller særskilt aftale underskrevet af begge Parter.

1. Flows Systems ApS

Flows Systems ApS
CVR-nr.: 44369842
Vesterbrogade 74
1620 København V
Danmark
E-mail: support@flows.systems
Telefon: +45 7060 1000

Flows leverer integrations-, automations-, softwareudviklings-, rådgivnings-, support- og managed-service-ydelser, herunder via Flows Forge iPaaS, Make.com og relevante tredjepartsplatforme.

Flows Systems ApS er medlem af IT-Branchen, branchefællesskabet for danske tech-virksomheder.

2. Aftalegrundlag og forrang

2.1 Betingelserne udgør sammen med den accepterede ordre, tilbudsaccept, projektbeskrivelse eller særskilte aftale aftalegrundlaget. Den relevante version skal være gjort til en del af aftalen.

2.2 Kundens indkøbsbetingelser, portalvilkår og andre standardvilkår gælder kun, hvis Flows udtrykkeligt har accepteret dem skriftligt.

2.3 Ved modstrid gælder først en særskilt aftale, som begge Parter har underskrevet eller udtrykkeligt accepteret skriftligt, dernæst den konkrete accepterede ordre, tilbudsaccept eller projektbeskrivelse, dernæst Flows’ Service- og supportbeskrivelse og derefter disse Betingelser. Flows’ prisliste er vejledende og gælder kun, hvor ordren eller aftalen henviser til den. En databehandleraftale har dog forrang i spørgsmål om behandling af personoplysninger.

2.4 En særlig bestemmelse fraviger alene øvrige dokumenter i det omfang, dette fremgår udtrykkeligt eller nødvendigt af bestemmelsen. En fravigelse for én leverance eller rettighed gælder ikke automatisk andre leverancer eller rettigheder.

2.5 Aftaler og ændringer skal kunne dokumenteres skriftligt. E-mail og beskeder i aftalte projektsystemer kan udgøre skriftlig dokumentation. Mundtlige bestillinger, herunder opgaver aftalt på møder, bekræftes skriftligt af Flows, eksempelvis ved e-mail, mødereferat eller registrering i aftalt projektsystem. Har Kunden ikke gjort skriftlig indsigelse mod bekræftelsen inden 5 arbejdsdage, anses den for at gengive aftalen korrekt.

2.6 Ændringer af Betingelserne reguleres af punkt 18. En ny version ændrer ikke med tilbagevirkende kraft afsluttede leverancer eller allerede erhvervede immaterielle rettigheder uden udtrykkelig aftale.

2.7 Bestillingskompetence. Kunden er bundet af bestillinger, prioriteringer og godkendelser fra Kundens ledelse, de kontaktpersoner Kunden har udpeget, samt medarbejdere, som Kunden har ladet optræde som bestillere over for Flows, herunder ved deltagelse i møder om opgaverne. Ønsker Kunden at begrænse, hvem der kan bestille betalingspligtigt arbejde, skal Kunden meddele det skriftligt. Begrænsningen gælder fra Flows’ modtagelse og påvirker ikke arbejde, som allerede er bestilt eller udført.

3. Ydelser og leverancemodel

3.1 Flows leverer ydelser som nærmere beskrevet i den konkrete ordre, tilbudsaccept, projektbeskrivelse eller abonnementsbeskrivelse.

3.2 Ydelser kan blandt andet omfatte:

• Flows Forge iPaaS, integrationsplatform og tilhørende standardfunktionalitet.
• Integrationer, dataudveksling, automatiseringer, workflows, scenarier, mappings, API-opsætning og overvågning.
• Rådgivning, analyse, løsningsdesign, implementering, fejlretning og support.
• Udvikling af scripts, software, connectors, API-klienter, rapporter, dashboards, dokumentation og kundetilpasninger.
• Apps og udvidelser til tredjepartsplatforme, herunder apps distribueret via Shopify App Store, Microsoft Marketplace og Google Workspace Marketplace.
• Opsætning, administration eller formidling af tredjepartstjenester, herunder eksempelvis Make.com, OpenAI, Microsoft, Shopify, Uniconta, ERP-, POS-, WMS-, betalings- og logistiksystemer.

3.3 Flows leverer ikke juridisk rådgivning, regnskabsrådgivning, betalingsformidling eller anden reguleret rådgivning eller tjeneste, medmindre dette er udtrykkeligt aftalt og lovligt kan leveres. Softwarelevering og integration indebærer ikke i sig selv sådan rådgivning.

3.4 Flows kan anvende medarbejdere, freelancere, underleverandører og tredjepartstjenester. Dette ændrer ikke Flows’ egne aftalte forpligtelser. Underdatabehandlere reguleres af databehandleraftalen.

3.5 Flows leverer fagligt forsvarligt og med rimelig omhu. Medmindre et bestemt resultat er aftalt, leveres rådgivning og løbende bistand som indsatsforpligtelser. Dette tilsidesætter ikke konkrete funktionskrav eller udtrykkeligt aftalte leverancer. Flows garanterer ikke bestemt omsætning, besparelse, fuld automatisering eller fejlfri og uafbrudt drift.

3.6 Dokumentation er inkluderet i det omfang, det fremgår af aftalen eller følger af ufravigelig lovgivning. Yderligere teknisk dokumentation, arkitektur, datamodeller, runbooks, undervisning og overdragelsesmateriale kræver særskilt aftale og kan faktureres, hvor dette er lovligt. Interne arbejdsnoter og materiale om andre kunder indgår ikke.

3.7 Ved konsulentydelser, retainer og kapacitetsaftaler køber Kunden aftalt bistand, tid eller tilgængelighed. Dette garanterer ikke færdiggørelse af bestemte funktioner inden for et bestemt timeforbrug, medmindre andet er aftalt.

3.8 Ved løbende udvikling kan opgaver prioriteres gennem kontaktpersoner og aftalte kanaler. En backlog, idébeskrivelse eller foreløbig plan er ikke i sig selv bindende med hensyn til pris, færdiggørelse eller frist. Reservation, aflysning og eventuel overførsel af kapacitet følger den konkrete aftale.

3.9 Bestilt og prioriteret arbejde kan omfatte generiske og genbrugelige komponenter. Senere genbrug gør ikke arbejdet vederlagsfrit og medfører ikke i sig selv kreditering. Flows’ egen produktudvikling, som ikke er bestilt eller omfattet af den aftalte kapacitet og prioritering, faktureres ikke uden aftale.

3.10 Betaling for konsulent- og udviklingsarbejde giver ikke i sig selv ejerskab, eksklusivitet, udvidet licens eller adgang til andre produkter eller moduler. Rettigheder følger punkt 10 og den konkrete aftale.

4. Ordre, scope og ændringer

4.1 En ordre er bindende, når Flows har bekræftet den skriftligt, påbegyndt arbejdet efter Kundens accept eller gjort abonnementsydelsen tilgængelig for Kunden.

4.2 Omfanget følger den accepterede beskrivelse og de ydelser, som med rimelighed er nødvendige for at opfylde den aftalte leverance. Udvidelser og selvstændige tilkøb er ikke inkluderet uden aftale.

4.3 Kunden er ansvarlig for at levere korrekte, komplette og rettidige oplysninger, testdata, adgangsoplysninger, API-nøgler, systemadgange, beslutninger, godkendelser og øvrigt materiale, som er nødvendigt for leveringen.

4.4 Ændringer i krav, data, systemer, API’er, sikkerhed, lovgivning eller øvrige forudsætninger kan påvirke pris og tidsplan. Flows orienterer om konsekvenserne. Betalingspligtigt ændringsarbejde kræver accept eller skal være omfattet af en eksisterende bestillings- eller kapacitetsramme.

4.5 Flows er ikke forpligtet til at påbegynde eller gennemføre ændringsarbejde, før ændringen er aftalt skriftligt eller Kunden har accepteret, at arbejdet udføres efter medgået tid.

4.6 Time- og prisangivelser er estimater, medmindre de udtrykkeligt er betegnet som fast pris eller bindende maksimum. Flows orienterer uden unødigt ophold om forventede væsentlige overskridelser. Et fast loft gælder det beskrevne omfang og forudsætninger. Arbejde ud over loftet kræver accept. Uopsættelige sikkerheds- eller tabsbegrænsende foranstaltninger kan udføres i nødvendigt omfang med hurtigst mulig orientering.

5. Priser, fakturering og betaling

5.1 Alle priser er angivet ekskl. moms, afgifter, gebyrer, tredjepartslicenser, forbrug, transaktionsomkostninger og udlæg, medmindre andet fremgår udtrykkeligt.

5.2 Abonnementer faktureres forud. Øvrige ydelser faktureres efter aftalt betalingsplan eller løbende efter medgået tid. Forudbetaling og milepælsbetaling skal være aftalt før bestillingen.

5.3 Betalingsfristen er 8 dage fra fakturadato, medmindre andet er aftalt. En faktura ændrer ikke ensidigt en allerede aftalt betalingsfrist.

5.4 Betaling sker efter Flows’ anvisning ved faktura med betaling ved bankoverførsel, herunder elektronisk faktura (EAN/OIOUBL eller Peppol), hvor dette er aftalt, ved Stripe (kort og andre betalingsmetoder udbudt via Stripe) eller ved Leverandørservice. For apps købt via en markedsplads sker betaling gennem markedspladsens betalingsløsning, jf. punkt 5.13. Ved automatisk betaling accepterer Kunden opkrævning af aftalte forfaldne beløb og skal holde betalingsoplysninger ajour. Betalingsdata håndteres efter betalingsudbyderens vilkår og gældende regler.

5.5 Ved forsinket betaling kan Flows opkræve renter, rykkergebyrer, kompensationsbeløb og inddrivelsesomkostninger i overensstemmelse med gældende ret. Medmindre anden rente er aftalt, beregnes morarente efter rentelovens § 5 fra forfaldsdagen. Rykkergebyrer og kompensationsbeløb opkræves efter rentelovens § 9 b. Rykkergebyrer og øvrige inddrivelsesomkostninger kan opkræves pr. forfalden faktura eller rykker, hvor dette er lovligt.

5.6 Flows kan regulere priser for løbende ydelser med mindst 30 dages skriftligt varsel på et sagligt grundlag, herunder ændrede løn-, drifts-, sikkerheds- eller tredjepartsomkostninger. Varslet angiver pris og ikrafttrædelse. Ved væsentlig stigning kan Kunden opsige den berørte ydelse til ikrafttrædelsen uden betaling for tiden derefter, uanset ellers gældende binding. Allerede klart aftalt indeks- eller forbrugsregulering følger den konkrete aftale.

5.7 Variable tredjepartsomkostninger, valuta og forbrug afregnes efter den på forhånd aftalte beregningsmodel. Kendte væsentlige ændringer oplyses hurtigst muligt. Denne bestemmelse giver ikke ret til uvarslet at ændre en aftalt fast pris.

5.8 Indsigelser mod en faktura skal være skriftlige, konkrete og begrundede og fremsættes senest 8 dage efter fakturadato. Indsigelsen skal angive, hvilke linjer eller beløb der bestrides, og hvorfor. Er der ikke rettidigt gjort indsigelse, anses fakturaen for godkendt, dog ikke for så vidt angår fejl, som Kunden ikke med rimelighed kunne opdage inden fristen. Ubestridte beløb og ubestridte dele af en faktura betales rettidigt. Modregning kan kun ske med krav, Flows har anerkendt, eller som er endeligt fastslået, medmindre andet følger af ufravigelig ret. Reelle indsigelser behandles efter punkt 15 og omgås ikke alene ved et forbud mod modregning.

5.9 Timeregistrering. Arbejde efter medgået tid registreres løbende i Flows’ tidsregistrering med dato, medarbejder, tidsforbrug og opgave. Registreringen er grundlaget for faktureringen. Fakturateksten kan være et sammendrag. Kunden kan inden fristen i punkt 5.8 bede om en specifikation af de registrerede timer, som Flows sender uden unødigt ophold. Anmodningen udskyder ikke betalingsfristen for de dele af fakturaen, som ikke bestrides. Medgået tid afregnes i påbegyndte enheder af 30 minutter, medmindre andet er aftalt.

5.10 Forudbetaling og sikkerhed. Er Kunden i restance med forfaldne, ubestridte beløb, eller er der saglig grund til at tvivle på Kundens betalingsevne, kan Flows kræve forudbetaling eller anden rimelig sikkerhed, før nyt eller fortsat konsulent-, udviklings- og projektarbejde udføres. Flows’ forpligtelser efter allerede betalte abonnementer berøres ikke.

5.11 Fakturamodtager og koncernselskaber. Aftaler Kunden, at et andet selskab skal modtage eller betale fakturaer, hæfter Kunden fortsat for betalingen, og fakturamodtagerens manglende betaling sidestilles med Kundens. Fakturamodtageren hæfter solidarisk med Kunden for de fakturaer, som fakturamodtageren har accepteret at modtage. Bestiller et selskab ydelser til brug for et andet selskab i samme koncern, hæfter begge selskaber solidarisk for betalingen, i det omfang begge har accepteret aftalen eller modtaget ydelserne.

5.12 Ved aftalens ophør, uanset årsag, forfalder alle udestående beløb til betaling, herunder for leveret, endnu ikke faktureret arbejde. Flows kan fakturere sådant arbejde ved ophøret.

5.13 Apps købt via markedspladser. Køber Kunden en Flows-app via Shopify App Store, Microsoft Marketplace, Google Workspace Marketplace eller en anden tredjeparts markedsplads, sker opkrævning, fornyelse, prøveperiode, opgradering, nedgradering, opsigelse og refusion af app-abonnementet gennem markedspladsen og efter dens regler. I det omfang markedspladsens regler fastsætter andet, gælder punkt 5.2–5.4, 5.10, 15.2–15.4, 15.8 og 15.10 ikke for app-abonnementet. Afinstallation af appen har virkning som opsigelse af app-abonnementet. Konsulentarbejde, tilpasninger og andre ydelser, som ikke er købt via markedspladsen, faktureres af Flows efter disse Betingelser.

6. Kundens ansvar og medvirken

6.1 Kunden er ansvarlig for:

• At have alle nødvendige rettigheder, samtykker, tilladelser, licenser og behandlingsgrundlag til data, systemer, API’er, indhold og instrukser, som Kunden stiller til rådighed eller instruerer Flows om at anvende.
• At sikre, at Kundens brug af tjenesterne er lovlig, herunder efter databeskyttelsesregler, markedsføringsregler, bogføringsregler, sektorspecifik regulering og tredjepartsvilkår.
• At beskytte egne brugerkonti, adgangskoder, API-nøgler, tokens og øvrige adgangsoplysninger.
• At foretage egne backups i det omfang, backup ikke er aftalt som Flows’ opgave, samt nødvendige kontroller, afstemninger, godkendelser og test før og under produktionsbrug.
• At gennemgå og validere output fra integrationer, automatiseringer, AI-funktioner, rapporter, analyser og databehandling.
• At holde Flows orienteret om relevante ændringer i Kundens systemer, processer, data, kontaktpersoner og sikkerhedskrav.

6.2 Kunden skal udpege en beslutningsdygtig kontaktperson med nødvendig viden og kompetence til at repræsentere Kunden i forhold til leverancen. Kunden er ansvarlig for koordinering af egne medarbejdere, rådgivere, systemleverandører og øvrige interessenter.

6.3 Kunden skal besvare Flows’ forespørgsler, levere information og materiale samt træffe nødvendige beslutninger uden unødigt ophold. Hvis Kundens forhold forsinker, fordyrer eller på anden måde påvirker leverancen, kan Flows flytte tidsplanen og fakturere den ekstra tid, de ekstra ressourcer og de dokumenterede eksterne omkostninger, som forholdet medfører.

6.4 Hvis Flows har afsat medarbejdere eller underleverandører til en aftalt aktivitet, og aktiviteten ikke kan gennemføres på grund af Kundens forhold, kan Flows fakturere den afsatte tid og rimelige, ikke-afværgelige omkostninger. Flows vil i rimeligt omfang forsøge at omdisponere ressourcerne.

6.5 Kunden må ikke anvende tjenesterne til ulovlige formål, sikkerhedstest uden tilladelse, krænkelse af tredjemands rettigheder, distribution af skadelig kode, uautoriseret dataindsamling eller handlinger, der kan skade Flows, andre kunder eller tredjepartsplatforme.

6.6 Ved konkret væsentlig sikkerhedsrisiko eller ulovlig brug kan Flows suspendere straks i nødvendigt og forholdsmæssigt omfang. Øvrige overtrædelser håndteres efter punkt 15. En løs vurdering af mulig omdømmeskade begrunder ikke i sig selv suspension.

7. Levering, test, godkendelse og misligholdelse

7.1 Leveringstider er estimater, medmindre en bestemt frist udtrykkeligt er bindende. Flows orienterer om væsentlige forventede forsinkelser. Misligholdelsesbeføjelser følger dette punkt og punkt 13.

7.2 Når en leverance er klar til test med nødvendige adgange og testforudsætninger, meddeler Flows dette. Kunden tester senest 10 kalenderdage derefter, medmindre anden testperiode er aftalt, og meddeler væsentlige fejl skriftligt.

7.3 Fejlmeldinger skal så vidt muligt beskrive tidspunkt, proces, berørte data og reproduktion. Flows kan anmode om nødvendige oplysninger, men afviser ikke alene en fejl, fordi Kunden ikke selv kan reproducere den.

7.4 Uden rettidig meddelelse om væsentlige fejl anses leverancen for godkendt med hensyn til forhold, som med rimelighed kunne konstateres ved testen. Skjulte fejl og ufravigelige rettigheder bortfalder ikke. Mindre fejl hindrer ikke godkendelse.

7.5 Flows har ret og pligt til inden rimelig tid at søge afhjælpning af egne mangler ved rettelse, genlevering eller rimelig workaround. Afhjælpning af mangler, som Flows er ansvarlig for efter aftalen, faktureres ikke særskilt. Dette er adskilt fra løbende vedligeholdelse efter punkt 8.

7.6 Fejlsøgning og bistand ved Kundens eller eksterne systemers forhold kan faktureres efter forudgående aftale eller gældende supportaftale. Ukendt fejlårsag medfører ikke automatisk deling af omkostninger. Flows’ egne aftalte integrationsforpligtelser består.

7.7 Hver Part kan ophæve den berørte del af aftalen ved væsentlig misligholdelse, som ikke afhjælpes inden 30 kalenderdage efter konkret skriftligt påkrav. Kortere frist kan følge af forholdets karakter. Ved betalingsmisligholdelse gælder de særlige frister i punkt 15. Midlertidig suspension er ikke ophævelse.

7.8 Væsentlig uafhjælpelig misligholdelse kan begrunde ophævelse uden afhjælpningsfrist. Ved berettiget ophævelse tilbagebetales forudbetaling for fremtidige ydelser, som ikke leveres. Betaling for allerede leveret, anvendeligt arbejde tilbagebetales ikke alene på grund af ophævelsen. Erstatning følger punkt 13.

8. Support, service, vedligeholdelse og kundespecifikke tilpasninger

8.1 Flows leverer support og vedligeholdelse i henhold til den valgte pakke, abonnementsbeskrivelse eller konkrete aftale. Supportpakker, supporttid, reaktionstider, prioriteter og driftsmål fremgår af Flows’ gældende Service- og supportbeskrivelse på flows.systems/service-og-supportbeskrivelse. Priser fremgår af Kundens ordre eller aftale.

8.2 Medmindre andet er aftalt, ydes support på danske hverdage inden for normal arbejdstid. Bestemte svar- og løsningstider eller oppetidsmål gælder kun som beskrevet i Service- og supportbeskrivelsen eller en udtrykkelig aftale. Oppetids- og reaktionsmål er servicemål og ikke garantier, medmindre andet udtrykkeligt er aftalt skriftligt.

8.3 Udvikling, ændret omfang, nye integrationer, dataoprydning, intern oplæring og tredjepartstilpasninger er kun inkluderet, hvis det fremgår af aftalen. Betalingspligtigt ekstraarbejde bestilles efter punkt 3 og 4.

8.4 Flows kan foretage fagligt forsvarlige opdateringer og tekniske ændringer. Væsentlige negative ændringer varsles rimeligt, medmindre akutte lov-, drifts- eller sikkerhedsforhold hindrer det. Ændringer må ikke uden aftale væsentligt fjerne aftalt kernefunktionalitet. Kan en væsentlig forringelse ikke afhjælpes, kan Kunden opsige den berørte ydelse til ikrafttrædelsen med tilbagebetaling af ubrugt forudbetaling.

8.5 Planlagt vedligeholdelse søges placeret, så påvirkningen begrænses. Væsentlige planlagte afbrydelser varsles rimeligt. Akutte sikkerheds- og driftsforanstaltninger kan gennemføres uden forudgående varsel med efterfølgende orientering hurtigst muligt. Særlige vedligeholdelsesvinduer følger servicebeskrivelsen.

Standardfunktionalitet og kundespecifikke tilpasninger

8.6 Vedligeholdelse og fejlretning inkluderet i abonnement eller serviceaftale omfatter alene den standardfunktionalitet og de moduler, som udtrykkeligt indgår i aftalen.

8.7 Kundespecifikke løsninger, funktioner, integrationer, workflows, automatiseringer, rapporter, mappings, scripts, konfigurationer og øvrige tilpasninger er ikke omfattet af den inkluderede løbende vedligeholdelse og fejlretning, medmindre dette er særskilt aftalt skriftligt. Almindelig kundebrug eller opsætning af en inkluderet standardfunktion gør ikke i sig selv standardfunktionen kundespecifik.

8.8 Undtagelsen gælder, selv om den kundespecifikke del er udviklet af Flows, betalt af Kunden, teknisk indbygget i Flows’ løsning eller anvendes sammen med standardfunktionalitet.

8.9 Løbende fejlsøgning, vedligeholdelse, kompatibilitetstilpasning, opdatering og fejlretning af kundespecifikke dele udføres efter særskilt aftale og afregnes efter medgået tid eller inden for en udtrykkeligt aftalt konsulent-, kapacitets- eller vedligeholdelsesaftale. Det gælder også nødvendige tilpasninger efter ændringer i tredjepartssystemer, API’er, datagrundlag eller Flows’ standardløsning, med respekt for Flows’ øvrige aftalte forpligtelser.

8.10 En kundespecifik funktion bliver fremadrettet omfattet af standardvedligeholdelsen, hvis Flows udtrykkeligt meddeler Kunden skriftligt, at funktionen er optaget som del af standardløsningen. Dækningen gælder fra oplyst dato, for den angivne standardversion og kun i det omfang, funktionen indgår i Kundens abonnement.

8.11 Genbrug af kode, komponenter, metoder eller dele af en kundespecifik leverance hos andre kunder indebærer ikke i sig selv, at hele leverancen er optaget som standardfunktionalitet. Kundespecifikke udvidelser, opsætninger og afvigelser fra standardversionen er fortsat undtaget, medmindre andet er aftalt.

8.12 Afgrænsningen ændrer ikke Flows’ pligt til at afhjælpe egne mangler efter punkt 7 eller andre udtrykkeligt aftalte eller ufravigelige forpligtelser. En fejl i dækket standardfunktionalitet bliver ikke kundespecifik alene, fordi den viser sig hos én kunde. Allerede aftalt inkluderet vedligeholdelse bortfalder ikke med tilbagevirkende kraft.

9. Tredjepartstjenester, AI og open source

9.1 Tjenesterne kan helt eller delvist afhænge af tredjepartstjenester, herunder eksempelvis Make.com, OpenAI, Microsoft, cloududbydere, ERP-, POS-, WMS-, e-commerce-, betalings-, logistik- og API-udbydere (”Tredjepartstjenester”).

9.2 Kundens brug af Tredjepartstjenester er underlagt de pågældende tredjepartsleverandørers vilkår, priser, brugsbegrænsninger, databehandlingsvilkår og tekniske begrænsninger. Kunden er ansvarlig for at acceptere og overholde sådanne vilkår, når dette kræves.

9.3 Flows er ikke ansvarlig for tredjepartsforhold uden for Flows’ ansvar og rimelige kontrol. Dette fritager ikke Flows for egne fejl ved valg, opsætning, administration eller opfyldelse af aftalte forpligtelser. Ved bortfald af nødvendige tredjepartsfunktioner orienterer Flows og søger en rimelig løsning. Væsentlig forringelse eller ophør håndteres efter punkt 7, 8 og 15.

9.4 AI-output kan være ukorrekt, ufuldstændigt eller misvisende. Kunden skal sikre passende menneskelig kontrol og må ikke bruge output som eneste grundlag for væsentlige beslutninger. Flows’ ansvar for egne aftalte krav og kontrolforanstaltninger følger punkt 13.

9.5 Løsninger kan indeholde open source-komponenter. Sådanne komponenter leveres under de licensvilkår, der gælder for den enkelte komponent. Flows kan ikke overdrage rettigheder, som Flows ikke selv råder over.

9.6 En integration, automatisering eller anden teknisk leverance er baseret på de systemversioner, API’er, dokumentation, adgangsmuligheder, dataformater og tredjepartsvilkår, der er tilgængelige på tidspunktet for Flows’ påbegyndelse af arbejdet, medmindre andet er udtrykkeligt aftalt skriftligt.

9.7 Eksterne ændringer i API’er, versioner, data og adgangsforhold udgør ikke i sig selv en mangel. Analyse, tilpasning og test faktureres efter aftale, medmindre det er inkluderet. Flows’ udtrykkeligt aftalte vedligeholdelsesforpligtelser består, og punkt 8 afgrænser standard- og kundespecifik funktionalitet.

9.8 Flows kan anvende, ændre, udskifte eller ophøre med at anvende Tredjepartstjenester, underleverandører, infrastruktur, hostingmiljøer, teknologier og tekniske komponenter, når dette med rimelighed er nødvendigt eller hensigtsmæssigt af hensyn til sikkerhed, drift, pris, ydeevne, supportabilitet, lovgivning, leverandørændringer eller teknologisk udvikling.

9.9 Flows vil ved væsentlige ændringer, der med rimelighed kan forventes at påvirke Kundens brug af tjenesten negativt, bestræbe sig på at give Kunden rimeligt forudgående varsel. Flows er dog berettiget til at gennemføre ændringen uden forudgående varsel, hvis dette er nødvendigt af sikkerheds-, drifts-, lovgivnings- eller tredjepartshensyn.

9.10 Tredjepartsbegrænsninger gælder for Kunden i det omfang, de er gjort til en del af aftalen og lovligt kan anvendes. Ukendte tredjepartsvilkår tilsidesætter ikke automatisk Flows’ egne forpligtelser. Persondatabehandling følger databehandleraftalen.

10. Immaterielle rettigheder og brugsret

10.1 Flows’ rettigheder. Med respekt for Kundens og tredjemands rettigheder ejer og bevarer Flows immaterielle rettigheder til software, kildekode, objektkode, scripts, connectors, API-klienter, biblioteker, frameworks, workflows, mappings, datamodeller, skabeloner, prompts, konfigurationer, dashboards, design, dokumentation, metoder, værktøjer og øvrige arbejdsresultater, som Flows udvikler eller stiller til rådighed.

10.2 Rettighederne omfatter eksisterende materiale, generiske komponenter, generelle forbedringer og kundespecifik udvikling, medmindre nærmere identificerede rettigheder udtrykkeligt overdrages ved særskilt skriftlig aftale. Generisk materiale behøver ikke allerede at være anvendt hos andre kunder.

10.3 Betaling for udvikling, konsulenttimer, retainer, rådgivning, opsætning eller anden leverance overdrager ikke i sig selv ophavsret, ejerskab, eksklusivitet eller kildekodeadgang. Det gælder også arbejde baseret på Kundens idéer, behov, specifikationer, prioriteringer og feedback.

10.4 Genbrug. Flows kan anvende og videreudvikle egne arbejdsresultater, metoder og knowhow for andre kunder, men ikke uberettiget anvende eller videregive Kundens fortrolige oplysninger, personoplysninger eller materiale. Genbrug medfører ikke i sig selv kreditering. Retten til genbrug afgør ikke, om noget er optaget som standardfunktion under punkt 8.

10.5 Kundens materiale. Kunden beholder sine rettigheder til egne data, varemærker, dokumenter, produktinformationer og øvrigt materiale. Rettigheder til egne arbejdsgange og forretningsregler giver ikke i sig selv ejerskab til Flows’ softwaremæssige implementering.

10.6 Kunden giver Flows ret til nødvendig anvendelse af Kundens materiale for levering, sikring og support. Personoplysninger følger databehandleraftalen. Kundedata bruges ikke til træning af generelle AI-modeller eller andre selvstændige formål uden særskilt aftale og nødvendigt lovligt grundlag.

10.7 Brugsret. Kunden får en ikke-eksklusiv, som udgangspunkt ikke-overdragelig ret til egen intern erhvervsmæssig brug inden for aftalte selskaber, afdelinger, brugere, moduler og kapaciteter. Retten er betinget af betaling og overholdelse af aftalen. Suspension følger punkt 15.

10.8 For abonnementer gælder brugsretten i aftaleperioden. For engangsleverancer uden løbende licensbetaling gælder den tidsubegrænset efter fuld betaling, medmindre andet er aftalt. Hosting, support og fremtidige versioner er ikke automatisk inkluderet. Retten tilbagekaldes ikke vilkårligt, men kan ophøre ved væsentligt licensmisbrug eller anden væsentlig misligholdelse efter aftalen.

10.9 Nye moduler. Selvstændige produkter, moduler og services indgår ikke automatisk i eksisterende abonnement, alene fordi de udvikles under samarbejdet. Pris og omfang aftales særskilt. Inkluderet funktionalitet kan ikke uden aftale omklassificeres til særskilt betalingsmodul.

10.10 Kunden må ikke uden aftale sælge, viderelicensere, offentliggøre eller stille Flows’ materiale til rådighed for selvstændig tredjemandsbrug eller levere løsninger til eksterne kunder herpå. Kopiering, ændring, reverse engineering og tredjeparts vedligeholdelse tillades efter licensen eller ufravigelig lovgivning. Rettighedsmeddelelser må ikke fjernes.

10.11 Kunden kan inden for licens- og brugergrænser give medarbejdere, revisorer, rådgivere og tekniske partnere adgang til tjenesten på Kundens vegne. Kunden er ansvarlig for deres brug som for sin egen. Dette giver ikke selvstændig licens, kildekodeadgang eller drift og videreudvikling ud over aftalen.

10.12 Kildekode og fortsættelseslicens. Almindelig brugsret omfatter ikke i sig selv kildekode, udviklingsmiljøer eller drift af Flows’ software hos anden leverandør. Fortsættelseslicens, beredskab og kildekodeadgang aftales særskilt med afgrænsning af materiale, aktivering, brug, selskaber, betaling, sikkerhed og tredjepartsadgang. Ufravigelige rettigheder består.

10.13 Rettighedsoverdragelse. Overdragelse af definerede økonomiske rettigheder kræver særskilt skriftlig aftale om materiale, pris og eventuelle genbrugsrettigheder. Øvrig platform, baggrunds-IP, generiske komponenter og tredjepartsrettigheder er ikke automatisk omfattet. Overdragelse får virkning ved fuld betaling af overdragelsesvederlaget, medmindre andet er aftalt.

10.14 Tredjeparts- og open source-materiale følger de respektive licenser. Flows kan ikke overdrage rettigheder, som Flows ikke råder over.

11. Fortrolighed

11.1 Parterne skal behandle den anden Parts fortrolige oplysninger fortroligt og må ikke videregive dem til tredjemand eller anvende dem til andre formål end opfyldelse af aftalen.

11.2 Fortrolige oplysninger omfatter blandt andet forretningsforhold, priser, kundedata, adgangsoplysninger, tekniske oplysninger, kildekode, arkitektur, dokumentation, produktplaner, sikkerhedsoplysninger og knowhow.

11.3 Fortrolighedsforpligtelsen gælder ikke for oplysninger, som den modtagende Part kan dokumentere:

• Var offentligt tilgængelige uden brud på aftalen.
• Var lovligt kendt af den modtagende Part før modtagelsen.
• Er modtaget lovligt fra tredjemand uden fortrolighedsforpligtelse.
• Skal udleveres i henhold til lov, myndighedskrav eller domstolsafgørelse, forudsat at den anden Part om muligt underrettes forinden.

11.4 Fortrolighedsforpligtelsen gælder under samarbejdet og i 5 år efter aftalens ophør. For forretningshemmeligheder gælder forpligtelsen, så længe oplysningerne lovligt udgør forretningshemmeligheder.

12. Personoplysninger og databehandling

12.1 I det omfang Flows behandler personoplysninger på Kundens vegne, er Kunden dataansvarlig og Flows databehandler, medmindre andet følger af gældende databeskyttelsesret.

12.2 Flows’ gældende databehandleraftale på flows.systems/databehandleraftale udgør databehandleraftalen mellem Parterne og accepteres sammen med Betingelserne, medmindre Parterne har underskrevet en særskilt databehandleraftale. Databehandleraftalen indgås før behandling på Kundens vegne påbegyndes og regulerer instrukser, sikkerhed, bistand, underdatabehandlere, overførsler og sletning. Dens ændringer følger egen gyldige ændringsmekanisme. En ny hjemmesideversion erstatter ikke automatisk den aftalte databehandleraftale.

12.3 Kunden er ansvarlig for, at behandlingen af personoplysninger, instrukser til Flows og Kundens anvendelse af tjenesterne sker med gyldigt behandlingsgrundlag og i overensstemmelse med gældende databeskyttelsesret.

12.4 Flows kan bruge underdatabehandlere efter den aftalte godkendelses- og varslingsprocedure i databehandleraftalen. Flows er ansvarlig for egne databeskyttelsesretlige forpligtelser.

12.5 Flows’ behandling af personoplysninger som dataansvarlig, herunder om Kundens kontaktpersoner og brugere af Flows’ hjemmeside og apps, er beskrevet i Flows’ privatlivspolitik på flows.systems/privacy-policy.

12.6 Kunden må ikke anvende tjenesterne til behandling af særlige kategorier af personoplysninger, oplysninger om strafbare forhold, CPR-numre eller andre følsomme eller stærkt regulerede oplysninger, medmindre dette er udtrykkeligt aftalt skriftligt og nødvendige tekniske, organisatoriske og kontraktuelle foranstaltninger er etableret.

13. Ansvarsbegrænsning

13.1 Løbende tjenester. Flows’ samlede erstatningsansvar for forhold opstået i et aftaleår er pr. berørt tjeneste begrænset til tre måneders aftalt abonnementsvederlag ekskl. moms, beregnet ved den første ansvarspådragende hændelse i aftaleåret. Aftaleår er hver 12-månedersperiode fra tjenestens aftalestart. Årsbetaling omregnes til månedsvederlag. Konsulentbetaling, etablering og gennemfakturerede tredjepartsomkostninger indgår ikke.

13.2 Projekt og konsulentydelser. For særskilt prissatte projekter uden abonnement er det samlede ansvar begrænset til aftalt vederlag for det konkret berørte projekt. Ved løbende konsulent- og kapacitetsaftaler er samlet ansvar pr. aftaleår begrænset til tre måneders aftalt vederlag for den berørte kapacitet. Ved rent variabelt køb bruges gennemsnitligt månedsvederlag i de foregående højst 12 måneder ganget med tre. Er intet arbejde leveret før hændelsen, bruges vederlaget for den accepterede bestilling, kravet angår.

13.3 Lofterne gælder uanset ansvarsgrundlag i lovligt omfang. Sammenhængende krav regnes som ét krav henført til første hændelse. Samme tab dækkes ikke under flere lofter. Kravet klassificeres efter den ydelse, den ansvarspådragende handling vedrører.

13.4 Flows hæfter ikke for indirekte tab, følgeskader, driftstab, tabt omsætning, fortjeneste, goodwill, forventede besparelser eller forretningsmuligheder. Direkte datagenoprettelse vurderes efter den konkrete backup- og databehandlingsforpligtelse og er ikke generelt undtaget alene ved at kalde det indirekte tab. Særlig fraskrivelse ved berettiget suspension følger punkt 15.18.

13.5 Flows hæfter ikke for tab forårsaget af forhold uden for Flows’ ansvar, herunder Kundens fejl, ulovlige instrukser, manglende rettigheder eller eksterne hændelser, Flows ikke med rimelighed kunne forebygge eller afhjælpe. Dette fritager ikke Flows for egne fejl eller aftalte tredjepartsforpligtelser.

13.6 Parterne skal begrænse tab. Kundens medvirken eller manglende rimelige kontrol- og tabsbegrænsning kan reducere krav. En udtrykkeligt aftalt backup- eller sikkerhedsopgave flyttes ikke dermed fra Flows til Kunden.

13.7 Krav meddeles skriftligt uden unødigt ophold efter opdagelsen. Forsinket reklamation kan begrænse krav, hvis den konkret har forringet afhjælpning eller tabsbegrænsning. Lovens forældelsesregler gælder.

13.8 Begrænsninger og fraskrivelser gælder ikke ved Flows’ forsæt eller grove uagtsomhed eller ansvar, som ikke lovligt kan begrænses. De regulerer alene forholdet mellem Parterne og begrænser ikke registreredes eller tredjemands ufravigelige rettigheder.

14. Tredjemandskrav og rettighedskrænkelser

14.1 Kunden holder Flows skadesløs for berettigede tredjemandskrav og rimelige dokumenterede omkostninger i det omfang, kravet skyldes Kundens ulovlige materiale, manglende rettigheder, ansvarspådragende instrukser eller aftalestridige brug. Dette omfatter ikke Flows’ egne forhold eller bøder og sanktioner, som ikke lovligt kan overvæltes.

14.2 Flows orienterer uden unødigt ophold og giver Kunden rimelig adgang til at medvirke ved forsvaret. Forlig, som pålægger Kunden betaling eller andre forpligtelser, kræver samtykke, som ikke tilbageholdes urimeligt.

14.3 Ved påstået rettighedskrænkelse i Flows’ leverance orienterer Kunden straks Flows og giver rimelig mulighed for undersøgelse, forsvar og afhjælpning. Kunden må ikke uden aftale anerkende ansvar på Flows’ vegne.

14.4 Flows kan søge fortsat brugsret eller ændre eller erstatte den berørte del med en funktionelt rimelig løsning. Kan dette ikke ske på rimelige vilkår, kan delen ophøre med tilbagebetaling af ubrugt abonnementsforudbetaling. Ved engangsleverancer vurderes tilbagebetaling efter brugsværdi og almindelige misligholdelsesregler. Ansvar følger punkt 13.

14.5 Flows er ikke ansvarlig i det omfang, krænkelsen skyldes Kundens materiale, uautoriserede ændringer eller kombinationer og brug uden for det aftalte, som Flows ikke har foreskrevet eller godkendt.

15. Abonnement, opsigelse, suspension og leverandørskifte

Abonnementsperiode, binding og opsigelse

15.1 Abonnementer og løbende ydelser følger accepteret ordre eller abonnementsbeskrivelse. Periode, minimumskøb, binding og fornyelse oplyses før bestilling. En faktura skaber ikke i sig selv ny binding.

15.2 Uden anden aftale løber abonnementet månedligt med automatisk månedsfornyelse. Årsbetaling indebærer kun års binding, hvis aftalt. Er årsabonnement eller minimumsperiode udtrykkeligt aftalt med fornyelse, fornyes for samme periode, medmindre rettidigt opsagt.

15.3 Kunden kan opsige månedsabonnement med én måneds skriftligt varsel til en periodes udløb. Årsabonnement og minimumsperioder opsiges til periodens udløb med mindst 30 dages varsel. Andre frister kan aftales konkret.

15.4 Opsigelse sendes til support@flows.systems eller aftalt kanal. Flows bekræfter modtagelsen. Kunden bør sikre dokumentation for rettidig modtagelse.

15.5 Flows’ opsigelse. Flows kan opsige løbende tjenester med seks måneders skriftligt varsel, dog ikke før udløbet af en periode, hvor Flows særskilt har forpligtet sig til at levere. Flows medvirker ved dataudlevering og skifte efter aftalen og lovgivningen. Forudbetaling for tiden efter ophør tilbagebetales. Udtrykkeligt aftalte opsigelsesvilkår i særskilte konsulent- og kapacitetsaftaler har forrang.

15.6 Almindelig opsigelse eller manglende brug fritager ikke for gyldigt aftalt minimumsbetaling. Rettigheder ved væsentlig misligholdelse, vilkårsændringer og lovpligtigt skifte består. Førtidig ophørsbetaling skal være klart aftalt og lovlig og må ikke omgå ufravigelige skifteregler.

15.7 Ved almindelig opsigelse refunderes betaling for løbende aftalt periode ikke. Tilbagebetaling ved berettiget ophævelse, Flows’ ophør, punkt 18 eller ufravigelige regler består. Allerede leveret, anvendeligt arbejde betales efter aftalen.

Ændringer, forbrug og betaling

15.8 Opgradering, nedgradering og ændring af brugere, afdelinger, integrationer og kapacitet aftales skriftligt. Opgradering kan ske straks med aftalt forholdsmæssig betaling. Nedgradering gælder som udgangspunkt næste aftaleperiode.

15.9 Kunden overholder kapacitetsgrænser. Flows kan måle relevant forbrug efter gældende regler og kræve aftalt opgradering eller begrænse yderligere forbrug. Merforbrug afregnes kun efter på forhånd oplyste priser og modeller. Flows fastsætter ikke ensidigt efterfølgende priser for allerede sket forbrug.

15.10 Automatisk betaling omfatter aftalte forfaldne abonnementer, merforbrug og øvrige beløb dækket af gyldig betalingsfuldmagt. Kunden holder oplysninger ajour og sikrer dækning.

Betalingsmisligholdelse på tværs af Kundens løsninger

15.11 Samlet betalingsforhold. Kundens betalingsforpligtelser omfatter alle aftalte beløb til Flows, herunder licens, abonnement, konsulentydelser, retainer, kapacitetsreservation, udvikling, implementering, support, vedligeholdelse og aftalte tredjepartsomkostninger.

15.12 Flows kan ved betalingsmisligholdelse efter nedenstående procedure suspendere hele eller dele af samtlige løsninger og ydelser leveret til Kunden, også hvis restancen vedrører en anden løsning, ordre eller aftale, og selv om den suspenderede løsning er betalt særskilt. Kunden er den juridiske person med betalingsforpligtelsen. Hæfter flere selskaber solidarisk efter punkt 5.11, kan suspension omfatte løsninger leveret til ethvert af de solidarisk hæftende selskaber. Andre koncernselskaber omfattes ikke. Retten gælder kun aftaler, hvor den tværgående suspensionsret gyldigt er indarbejdet. Apps købt via en markedsplads omfattes kun i det omfang, markedspladsens regler tillader det.

15.13 Rykker 1. Ved manglende rettidig betaling af forfaldent, ubestridt beløb kan Flows sende første skriftlige rykker med suspensionsvarsel. Er beløbet ikke modtaget senest otte kalenderdage efter afsendelsen, kan Flows uden yderligere varsel suspendere omfattede løsninger og standse arbejde. Rykkeren angiver fakturaer, konkret betalingsdato og risiko for suspension af alle omfattede løsninger. Flows dokumenterer afsendelse og reagerer på kendte leveringsfejl.

15.14 Betalingsaftale. En betalingsaftale gælder først ved Flows’ skriftlige accept. En henvendelse eller ensidigt forslag udsætter ikke fristen. Mens aftalen overholdes, suspenderes ikke på grund af de omfattede beløb. Andre fakturaer betales rettidigt, medmindre andet aftales.

15.15 Er en betaling efter betalingsaftalen ikke modtaget senest fem kalenderdage efter betalingsdatoen, kan Flows uden ny rykker eller nyt varsel suspendere alle omfattede løsninger og ydelser. Konsekvensen skal fremgå udtrykkeligt af betalingsaftalen.

15.16 Omfang. Suspension kan omfatte bruger- og API-adgang, integrationer, automatiseringer, dataoverførsler, jobs, hosting, overvågning og øvrige tjenester samt support, konsulentarbejde og udvikling. Flows suspenderer kun det, Flows kontraktligt og teknisk må kontrollere. Retten udøves sagligt og forholdsmæssigt med respekt for ufravigelig ret.

15.17 Indsigelser. Indsigelser fremsættes efter punkt 5.8, og ubestridte beløb betales rettidigt. Suspension bruges ikke alene til at gennemtvinge reelt og begrundet bestridt krav. Indsigelse mod én faktura fritager ikke for andre ubestridte betalinger.

15.18 Ansvar ved berettiget suspension. Kunden er bekendt med, at suspension kan standse drift, dataopsamling, integrationer, automatiseringer og forretningsprocesser. I lovligt omfang hæfter Flows ikke for tab forårsaget af berettiget suspension, herunder datatab, tabte eller ubehandlede transaktioner, manglende ordre- eller lageroverførsel, omsætningstab, driftstab, tabt fortjeneste, goodwill, genopretning, manuel behandling, tredjepartskrav eller andre direkte eller indirekte tab. Fraskrivelsen omfatter ikke Flows’ forsæt, grove uagtsomhed, uberettiget suspension eller ansvar, som ikke lovligt kan fraskrives. Øvrigt ansvar følger punkt 13 i det omfang, det gyldigt finder anvendelse.

15.19 Eksisterende data. Suspension er ikke sletning. Flows opretholder aftalte beskyttelses- og opbevaringsforanstaltninger for allerede opbevarede data indtil lovlig sletning efter ophørsreglerne. Ufravigelige data- og skifterettigheder består.

15.20 Genåbning. Tjenester genåbnes uden unødigt ophold inden for normal arbejdstid, når suspensionsgrundlaget bortfalder ved betaling af forfaldne ubestridte beløb eller ny skriftlig betalingsaftale. Nødvendig genopretning kan faktureres efter på forhånd oplyst prisgrundlag. Automatisk genkørsel og genskabelse af hændelser, data og køer fra suspensionsperioden garanteres ikke. Særlig genopretning aftales.

15.21 Suspension er ikke opsigelse og fritager ikke i sig selv for aftalt betaling i det omfang, den lovligt kan kræves. Suspension giver ikke garanti for genskabelse af alle afbrudte hændelser.

Øvrig suspension og ophævelse

15.22 Ved ulovlig brug eller konkret væsentlig sikkerhedsrisiko kan Flows suspendere straks i nødvendigt omfang. Kunden orienteres hurtigst muligt; adgangen genoptages, når grundlaget bortfalder. Andre afhjælpelige overtrædelser gives rimeligt skriftligt varsel og afhjælpningsmulighed.

15.23 Ved væsentlig betalingsmisligholdelse kan Flows ophæve den berørte aftale efter konkret skriftligt påkrav og ti kalenderdages afhjælpningsfrist. Dette er adskilt fra retten til tidligere midlertidig suspension. Ophævelse skal udtrykkeligt varsles. Ved ophævelse forfalder alle Kundens udestående beløb efter punkt 5.12. Suspensionsvarsel er ikke automatisk inkassovarsel. Øvrig ophævelse følger punkt 7. Insolvens medfører kun ophør i det omfang, insolvensretten tillader det.

Dataudlevering og leverandørskifte

15.24 Kundens egne data bruges ikke som sikkerhed for betaling. Restance ophæver ikke lovlige dataudleveringsrettigheder. Flows kan kræve sikker identifikation og nødvendige instrukser. Betalingskrav består særskilt.

15.25 Data og digitale aktiver, Kunden har ret til, udleveres i strukturerede, almindeligt anvendte og maskinlæsbare formater, hvor loven kræver det, og ellers aftalte eller tilgængelige standardformater. Før aftaleindgåelse gives lovpligtig information om eksportérbare data, aktiver, formater, grænseflader, begrænsninger og skifteprocedure. Lovlige undtagelser må ikke hindre eller forsinke skifte.

15.26 For tjenester omfattet af Data Acts skifteregler har disse regler forrang. Kunden kan anmode om skifte til anden leverandør eller egen infrastruktur med forberedelses-/varslingsperiode på højst to måneder. Herefter gælder som udgangspunkt højst 30 kalenderdages overgang.

15.27 Er overgangen ikke teknisk gennemførlig inden for 30 kalenderdage, meddeler Flows begrundelse inden 14 arbejdsdage efter skifteanmodningen og angiver alternativ overgang på højst syv måneder. Kunden kan forlænge efter lovens regler. Flows yder lovpligtig bistand, understøtter relevant exitstrategi og opretholder tjenester efter lovens krav. Kunden og modtagende leverandør medvirker loyalt og rettidigt.

15.28 Frem til og med 11. januar 2027 kan lovlige skiftegebyrer kun opkræves efter forudgående oplysning og inden for lovens omkostningsbegrænsninger. Fra 12. januar 2027 opkræves ikke gebyrer for skifteaktiviteter omfattet af forbuddet. Særligt bestilt arbejde ud over lovpligtige ydelser kan faktureres efter aftale. Lovpligtigt arbejde må ikke omklassificeres. Almindelige tjenestevederlag og eventuelle lovlige førtidige ophørsbetalinger behandles særskilt og må ikke omgå skiftereglerne.

15.29 Ved skifte omfattet af Data Act er relevante data tilgængelige i mindst 30 kalenderdage efter overgangsperiodens udløb. Ved andet ophør stilles tilgængelige kundedata som udgangspunkt til rådighed i 30 kalenderdage efter ophør, medmindre andet følger af aftale eller lov. For apps købt via en markedsplads slettes data efter markedspladsens regler. For Shopify-apps sker det senest 30 dage efter, at Shopify har meddelt, at butikkens data skal slettes, typisk 48 timer efter afinstallation.

15.30 Herefter slettes data efter databehandleraftalen og oplyst procedure, medmindre lovlig opbevaring er nødvendig. Backup følger dokumenterede rotations- og sletteprocedurer. Hvor individuel sletning ikke er teknisk mulig, begrænses brugen, kopier udfases efter oplyst frist, og slettede oplysninger fjernes igen ved genetablering. Ophør giver ikke i sig selv ret til anonymisering til nye formål.

15.31 Skifte og dataudlevering giver ikke i sig selv ejerskab eller fortsat licens til Flows’ teknologi. Lovpligtig adgang til data, digitale aktiver, grænseflader og oplysninger består. Eventuelle undtagelser fra enkelte Data Act-forpligtelser oplyses konkret før aftaleindgåelse. Kundetilpasning medfører ikke i sig selv fuldstændig undtagelse.

15.32 For omfattede tjenester ophører den berørte aftale eller del af aftalen, når skifteprocessen er gennemført. Flows meddeler Kunden ophøret. Ønsker Kunden i stedet eksportérbare data og digitale aktiver slettet uden skifte, sker ophør ved udløbet af den relevante maksimale varslingsperiode efter Data Act. Lovlige særskilt aftalte førtidige ophørsbetalinger må ikke omgå skifteretten.

15.33 For personoplysninger behandlet på Kundens vegne sker tilbagelevering og sletning efter Kundens dokumenterede valg og instrukser efter databehandleraftalen og lovgivningen. Generelle eksport- og opbevaringsperioder tilsidesætter ikke disse forpligtelser.

16. Force majeure

16.1 En Part hæfter ikke for manglende opfyldelse på grund af ekstraordinære forhold uden for rimelig kontrol, som Parten ikke med rimelighed kunne forudse, forebygge eller overvinde. Cyberangreb og tredjepartsfejl er ikke automatisk force majeure.

16.2 Den berørte Part orienterer hurtigst muligt og søger at begrænse konsekvenserne. Kun berørte forpligtelser suspenderes. Betaling for allerede leverede ydelser består.

16.3 Varer hindringen mere end 60 kalenderdage, kan hver Part opsige den berørte del skriftligt. Forudbetaling for ydelser, som ikke leveres, tilbagebetales.

17. Referencer og brug af logo

17.1 Kunden giver Flows ret til at anvende Kundens navn og logo som reference på Flows’ hjemmeside, i salgs- og markedsføringsmateriale og i præsentationer.

17.2 Kunden kan tilbagekalde tilladelsen skriftligt. Flows fjerner referencen fra egne digitale kanaler inden rimelig tid og undlader fremtidig brug. Allerede distribueret trykt materiale skal ikke tilbagekaldes. Fortrolige forhold, resultater og kundecases offentliggøres kun efter særskilt accept.

18. Ændring af betingelser

18.1 Flows kan ændre Betingelserne for løbende tjenester med mindst 30 dages varsel. Varslet gives pr. e-mail til Kundens senest oplyste kontakt- eller fakturamail, og den nye version offentliggøres samtidig på Flows’ hjemmeside. Ændringsmeddelelsen angiver version, offentliggørelsesdato, ikrafttrædelsesdato og de væsentligste ændringer. Tidligere versioner holdes tilgængelige på Flows’ hjemmeside.

18.2 Ændringer skal være sagligt begrundede, eksempelvis i lovgivning, sikkerhed, drift, teknologi eller leveranceforhold. Bestemmelsen giver ikke ubegrænset adgang til at ændre aftalens grundlæggende karakter eller tilsidesætte særskilt aftalte rettigheder.

18.3 Fortsat brug efter ikrafttrædelsen anses som accept, i det omfang en sådan mekanisme gyldigt er aftalt. Individuel meddelelse eller udtrykkelig accept indhentes, hvor lovgivning eller aftale kræver det.

18.4 Ved væsentlige ændringer til Kundens ugunst kan Kunden inden ikrafttrædelsen opsige den berørte tjeneste med virkning fra ikrafttrædelsen uanset ellers gældende binding. Ubrugt forudbetaling tilbagebetales. Ændringsmeddelelsen skal oplyse denne mulighed.

18.5 Nødvendige lov- og sikkerhedsændringer kan gennemføres med kortere varsel, hvor nødvendigt og lovligt. Kunden orienteres hurtigst muligt. Tredjepartsændringer giver ikke generelt ret til at tilsidesætte varsel og øvrige kunderettigheder.

18.6 Ændringer overfører ikke allerede erhvervede immaterielle rettigheder med tilbagevirkende kraft og ændrer ikke afsluttede leverancer uden udtrykkelig aftale. En ny version skaber ikke i sig selv ændringsadgang i tidligere aftaler. Databehandleraftalen følger egen ændringsmekanisme. Prisændringer følger også punkt 5.

19. Lovvalg og tvister

19.1 Aftalen er underlagt dansk ret, dog uden anvendelse af regler, der fører til anvendelse af et andet lands lovgivning.

19.2 Parterne skal loyalt søge enhver tvist, uenighed eller ethvert krav, der udspringer af eller vedrører aftalen, løst ved direkte forhandling mellem relevante beslutningstagere hos Parterne.

19.3 Hvis en tvist ikke er løst ved direkte forhandling inden 30 kalenderdage efter, at en Part skriftligt har anmodet herom, kan Parterne, hvis de er enige, søge tvisten løst ved mediation eller syn og skøn.

19.4 Hvis Parterne vælger mediation og ikke inden 14 kalenderdage er enige om valg af mediator, kan hver Part anmode Danske Mediatoradvokater om at foreslå en mediator. Mediationen gennemføres efter de til enhver tid gældende regler for Danske Mediatoradvokater.

19.5 Ved frivillig sagkyndig vurdering aftales en sagkyndig. Syn og skøn som retligt bevismiddel følger gældende procesregler. Omkostninger ved frivillig mediation og sagkyndig bistand deles som udgangspunkt ligeligt, medmindre andet aftales eller bestemmes af en domstol.

19.6 Forhandling, mediation og sagkyndig bistand begrænser ikke nogen Parts adgang til nødvendige foreløbige retsmidler, bevis- og rettighedssikring eller afbrydelse af forældelse. Ubestridte krav kan inddrives uden at afvente forhandlingsperioden. Lovlig suspension følger punkt 15.

19.7 Hvis tvisten ikke er løst ved forhandling, mediation eller syn og skøn, afgøres sagen ved de danske domstole med Flows’ hjemting som værneting i første instans, medmindre ufravigelig lovgivning foreskriver andet.

20. Øvrige bestemmelser

20.1 Ugyldighed af en bestemmelse påvirker ikke automatisk de øvrige. Parterne søger en lovlig erstatning, som i rimeligt omfang opfylder det oprindelige formål.

20.2 Kunden må ikke overdrage aftalen eller licenser uden Flows’ skriftlige samtykke, medmindre andet følger af aftale eller ufravigelig ret. Flows kan overdrage ved koncernintern omstrukturering eller salg af virksomheden eller relevante aktiviteter, når erhververen overtager forpligtelserne. Overdragelsen må ikke i sig selv forringe aftalte data-, licens- eller kontinuitetsrettigheder. Kunden orienteres uden unødigt ophold ved ændring af kontraktpart.

20.3 Ejerskifte i Flows udløser ikke i sig selv gratis licens, rettighedsoverdragelse eller særlige ophørsrettigheder. Kundens almindelige aftalte opsigelsesrettigheder består. Undladelse af at gøre en rettighed gældende udgør ikke i sig selv afkald.

20.4 Betingelserne er udarbejdet på dansk. Den danske version har forrang ved oversættelsesforskelle. Parterne holder kontaktoplysninger ajour; meddelelser sendes til senest oplyste adresser eller aftalte kanaler.

20.5 Version 2.1 – offentliggjort den 6. november 2026. For nye aftaler gælder versionen fra aftaleindgåelsen, når den er gjort til en del af aftalen. For eksisterende løbende kundeforhold træder versionen i kraft den 1. januar 2027 efter individuel varsling pr. e-mail efter ændringsbestemmelserne i de hidtil gældende vilkår.

20.6 Tidligere versioner:
– Version 2.0 – offentliggjort 27. oktober 2026 (erstattet af version 2.1 inden ikrafttræden for eksisterende kunder).
– Handelsbetingelser – senest opdateret 4. september 2026.
– Generelle Abonnementsbetingelser – gældende indtil ikrafttrædelsen af version 2.1.

Bilag A – Tredjepartstjenester og tekniske afhængigheder

Flows kan ved leveringen anvende tredjepartstjenester, underleverandører og tekniske afhængigheder, herunder blandt andet:

• Make.com og andre integrations- eller automationsplatforme.
• Microsoft Azure, Microsoft 365, e-mail-, identitets- og cloudtjenester.
• OpenAI og andre AI-model-, AI-platforms- eller API-udbydere.
• Shopify, Uniconta og andre ERP-, POS-, WMS-, CRM-, e-commerce-, betalings- og logistiksystemer.
• Stripe, Leverandørservice, Shopify Billing, Fenerum og andre betalings- og faktureringsudbydere.
• Hosting-, database-, sikkerheds-, backup-, lognings-, monitorerings- og kommunikationstjenester.
• Kundens egne systemer, systemleverandører, API’er, netværk, data og tekniske miljøer.

De nævnte tjenester og afhængigheder kan ændres, være underlagt særskilte vilkår, have kapacitetsbegrænsninger, være afhængige af internetforbindelse eller leveres på ”as is”-vilkår. Flows kan ændre, udskifte eller ophøre med at anvende sådanne tjenester i overensstemmelse med punkt 9 i Betingelserne.

Listen er vejledende og ikke udtømmende. Flows kan løbende anvende yderligere eller alternative teknologier, tjenesteudbydere og underleverandører i overensstemmelse med Betingelserne og en eventuel databehandleraftale.