Algemene voorwaarden voor Flows Systems ApS

Laatst bijgewerkt: 4. september 2026
Deze algemene voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle aanbiedingen, bestellingen, abonnementen, leveringen en andere diensten van Flows Systems ApS, CVR-nummer 44369842 (“Flows”), aan zakelijke klanten (“Klant”). Flows en de Klant worden elk afzonderlijk aangeduid als een “Partij” en gezamenlijk als de “Partijen”.
De algemene voorwaarden zijn opgesteld met inspiratie uit algemene Deense normen voor IT-leveringen en IT-activiteiten, inclusief relevante principes uit de standaardcontracten van de IT-sector. De algemene voorwaarden zijn echter de eigen, onafhankelijke algemene voorwaarden van Flows en vormen geen standaardvoorwaarden van de IT-sector. De standaardvoorwaarden, contracten, richtlijnen of ander materiaal van de IT-sector maken geen deel uit van de overeenkomst tussen Flows en de klant, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
De algemene voorwaarden zijn van toepassing, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen in een bestelling, acceptatie van een offerte, projectomschrijving of afzonderlijke overeenkomst die door beide partijen is ondertekend.
Belangrijk: Deze algemene voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op zakelijke klanten en gelden niet voor consumenten.

1. Flows Systems ApS

Stroomsystemen ApS
CVR-nummer: 44369842
Vesterbrogade 74
1620 Kopenhagen V
Denemarken
E-mail: support@flows.systems
Flows biedt integratie, automatisering, softwareontwikkeling, consultancy, ondersteuning en beheerde services, onder meer via Flows Forge iPaaS, Make.com en relevante platforms van derden.
Flows Systems ApS is lid van IT-Branchen, de branchevereniging voor Deense technologiebedrijven.

2. Grondslag van de overeenkomst en voorrang

2.1 De algemene voorwaarden vormen, samen met de door de klant geaccepteerde bestelling, offerte of projectomschrijving, de basis van de overeenkomst tussen de partijen.
2.2 De eigen inkoopvoorwaarden van de klant, standaardvoorwaarden, portalvoorwaarden of soortgelijke voorwaarden zijn niet van toepassing, tenzij Flows deze uitdrukkelijk schriftelijk heeft aanvaard.
2.3 In geval van een conflict hebben de documenten de volgende prioriteit:
Een afzonderlijke, schriftelijke en ondertekende overeenkomst tussen de partijen.
Een concreet geaccepteerde bestelling, acceptatie van een aanbod of projectomschrijving.
Een mogelijke gegevensverwerkingsovereenkomst, maar uitsluitend voor de verwerking van persoonsgegevens.
Deze voorwaarden.
2.4 Mondelinge afspraken, verwachtingen, specificaties of verklaringen zijn alleen bindend voor Flows indien deze schriftelijk door Flows worden bevestigd.

3. Diensten en leveringsmodel

3.1 Flows levert diensten zoals meer gedetailleerd beschreven in de specifieke bestelling, acceptatie van het aanbod, projectbeschrijving of abonnementsbeschrijving.
3.2 Diensten kunnen onder meer het volgende omvatten:
Flows Forge iPaaS, een integratieplatform met bijbehorende standaardfunctionaliteit.
Integraties, gegevensuitwisseling, automatiseringen, workflows, scenario's, mappings, API-configuratie en -monitoring.
Advisering, analyse, oplossingsontwerp, implementatie, probleemoplossing en ondersteuning.
Ontwikkeling van scripts, software, connectors, API-clients, rapporten, dashboards, documentatie en klantspecifieke aanpassingen.
Het opzetten, beheren of leveren van diensten van derden, waaronder bijvoorbeeld Make.com, OpenAI, Microsoft, Shopify, Uniconta, ERP-, POS-, WMS-, betalings- en logistieke systemen.
3.3 Flows levert geen financiële systemen, betalingsverwerking, juridisch advies, boekhoudkundig advies of ander gereguleerd advies, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.
3.4 Flows kan voor de levering gebruikmaken van werknemers, freelancers, onderaannemers en diensten van derden.
3.5 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, worden alle diensten geleverd als een doorlopende dienstverlening of op basis van "beste inspanningen". Flows garandeert geen specifiek bedrijfsresultaat, specifieke besparingen, specifieke omzet, volledige automatisering of foutloze en ononderbroken werking.
3.6 Documentatie, inclusief technische documentatie, oplossingsarchitectuur, datamodellen, API-documentatie, mappingspecificaties, bedieningshandleidingen, runbooks, trainingsmateriaal, overdrachtsmateriaal en gebruikershandleidingen, is alleen inbegrepen in de levering indien dit expliciet is vermeld in de specifieke bestelling of projectomschrijving. Documentatie die niet expliciet is inbegrepen, wordt alleen geleverd na aparte overeenkomst en tegen betaling.

4. Volgorde, omvang en wijzigingen

4.1 Een bestelling is bindend wanneer Flows deze schriftelijk heeft bevestigd, met de werkzaamheden is begonnen na acceptatie door de klant, of de abonnementsdienst aan de klant beschikbaar heeft gesteld.
4.2 De leveringsomvang omvat uitsluitend datgene wat specifiek is omschreven in de geaccepteerde order of projectomschrijving. Alles wat niet uitdrukkelijk als inbegrepen is vermeld, wordt geacht niet inbegrepen te zijn.
4.3 De klant is verantwoordelijk voor het verstrekken van correcte, volledige en tijdige informatie, testgegevens, toegangsinformatie, API-sleutels, systeemtoegang, beslissingen, goedkeuringen en ander materiaal dat nodig is voor de levering.
4.4 Wijzigingen in de omvang, vereisten, gegevensbasis, systemen van derden, API's, beveiligingsvereisten, wetgeving, planning of omstandigheden van de klant kunnen leiden tot wijzigingen in de prijs, het leveringsschema en het resourceverbruik. Flows kan dergelijke wijzigingen factureren op basis van de bestede tijd tegen het geldende uurtarief of op basis van een aparte overeenkomst.
4.5 Flows is niet verplicht om met de modificatiewerkzaamheden te beginnen of deze te voltooien totdat de modificatie schriftelijk is overeengekomen of de klant ermee heeft ingestemd dat de werkzaamheden na het verstrijken van de termijn worden uitgevoerd.

5. Prijzen, facturering en betaling

5.1 Alle prijzen zijn exclusief btw, belastingen, heffingen, licenties van derden, verbruikskosten, transactiekosten en overige kosten, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
5.2 Abonnementen en doorlopende diensten worden per abonnementsperiode vooraf gefactureerd. Installatie, ontwikkeling, consultancy, ondersteuning die verder gaat dan het inbegrepen niveau en andere projectleveringen kunnen, naar keuze van Flows of zoals gespecificeerd in de betreffende opdracht, vooraf, doorlopend, bij het behalen van mijlpalen of op basis van bestede tijd worden gefactureerd.
5.3 De betalingstermijn bedraagt 8 dagen vanaf de factuurdatum, tenzij anders vermeld op de factuur of schriftelijk overeengekomen.
5.4 Betaling kan plaatsvinden via factuur, Fenerum, Stripe of een andere door Flow aangewezen betaaloplossing. Bij betaling met een kaart accepteert de klant dat Flow of de betaalprovider van Flow de betaalgegevens opslaat die nodig zijn voor terugkerende betalingen, in overeenstemming met de voorwaarden van de betaalprovider.
5.5 In geval van te late betaling kan Flows rente, herinneringskosten, schadevergoedingen en incassokosten in rekening brengen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving. Herinneringskosten en andere incassokosten kunnen per achterstallige factuur of herinnering in rekening worden gebracht, indien dit wettelijk is toegestaan.
5.6 Flows kan de prijzen voor abonnementen en doorlopende diensten aanpassen met een schriftelijke kennisgeving van ten minste 30 dagen. Prijsaanpassingen kunnen één of meerdere keren per jaar plaatsvinden en kunnen onder andere het gevolg zijn van gewijzigde arbeidskosten, productontwikkeling, capaciteit, inflatie, gewijzigde prijzen van derden, gewijzigde wisselkoersen, nieuwe belastingen, gewijzigde beveiligingsvereisten of een gewijzigde omvang van het gebruik door de klant.
5.7 Prijswijzigingen als gevolg van gewijzigde prijzen, kosten, verbruik, wisselkoersen, belastingen of voorwaarden van externe leveranciers kunnen door Flows aan de Klant worden doorberekend, mits Flows hiervan zelf kennis neemt van de externe leverancier, of zonder voorafgaande kennisgeving indien de wijziging voor Flows onmiddellijk ingaat.
5.8 De klant mag betalingen die voortvloeien uit tegenvorderingen niet inhouden, verrekenen of verminderen, tenzij de vordering schriftelijk door Flows is erkend of door een definitief vonnis is vastgesteld.

6. Verantwoordelijkheid en participatie van de klant

6.1 De klant is verantwoordelijk voor:
Om te beschikken over alle noodzakelijke rechten, toestemmingen, machtigingen, licenties en verwerkingsgrondslagen voor gegevens, systemen, API's, content en instructies die de klant beschikbaar stelt of Flows opdraagt te gebruiken.
Om ervoor te zorgen dat het gebruik van de diensten door de klant rechtmatig is, onder meer in overeenstemming met de regels inzake gegevensbescherming, marketingregels, boekhoudregels, sectorspecifieke regelgeving en de voorwaarden van derden.
Om uw eigen gebruikersaccounts, wachtwoorden, API-sleutels, tokens en andere toegangsgegevens te beschermen.
Om zelf back-ups, controles, afstemmingen, goedkeuringen en tests uit te voeren, met name voordat automatiseringen in productie worden genomen.
Het doel is om de output van integraties, automatiseringen, AI-functies, rapporten, analyses en gegevensverwerking te beoordelen en te valideren.
Om Flows op de hoogte te houden van relevante wijzigingen in de systemen, processen, gegevens, contactpersonen en beveiligingsvereisten van de klant.
6.2 De klant dient een beslissingsbevoegde contactpersoon aan te wijzen met de nodige kennis en competentie om de klant te vertegenwoordigen met betrekking tot de levering. De klant is verantwoordelijk voor de coördinatie van zijn eigen medewerkers, adviseurs, systeemleveranciers en andere belanghebbenden.
6.3 De klant dient zonder onnodige vertraging te reageren op vragen van Flows, informatie en materialen te verstrekken en de nodige beslissingen te nemen. Indien de omstandigheden van de klant de levering vertragen, de kosten verhogen of anderszins beïnvloeden, kan Flows de planning aanpassen en de extra tijd, middelen en aantoonbare externe kosten die door de omstandigheden zijn ontstaan, in rekening brengen.
6.4 Indien Flows medewerkers of onderaannemers heeft toegewezen voor een overeengekomen activiteit en deze activiteit niet kan worden voltooid vanwege omstandigheden bij de klant, kan Flows de toegewezen tijd en redelijke, niet-vermijdbare kosten in rekening brengen. Flows zal redelijke pogingen ondernemen om de middelen opnieuw toe te wijzen.
6.5 De klant mag de diensten niet gebruiken voor illegale doeleinden, beveiligingstests zonder toestemming, schending van rechten van derden, verspreiding van kwaadaardige code, ongeoorloofde gegevensverzameling of handelingen die Flows, andere klanten of platforms van derden kunnen schaden.
6.6 Flows kan een dienst onmiddellijk opschorten of beperken als Flows redelijkerwijs vaststelt dat het gebruik door de klant een veiligheidsrisico vormt, illegaal is, in strijd is met de voorwaarden van derden of de systemen, reputatie of andere klanten van Flows kan schaden.

7. Levering, testen en goedkeuring

7.1 De vermelde levertijden zijn indicatief, tenzij in een schriftelijke overeenkomst uitdrukkelijk een specifieke levertijd is overeengekomen. Vertraging geeft de klant geen recht op schadevergoeding, boete, evenredige prijsvermindering of ontbinding, tenzij dit voortvloeit uit dwingende wetgeving.
7.2 Wanneer Flows aankondigt dat een projectlevering, klantaanpassing of wijziging gereed is voor testen of productie, dient de klant, zonder onnodige vertraging en uiterlijk 10 kalenderdagen na de aankondiging, de relevante tests uit te voeren en eventuele significante, reproduceerbare fouten schriftelijk te melden.
7.3 Een foutrapport moet ten minste een duidelijke beschrijving van de fout bevatten, informatie over het tijdstip, het getroffen proces en de gegevens, en een redelijke beschrijving van hoe de fout kan worden gereproduceerd. Flows kunnen foutrapporten afwijzen die geen voldoende basis voor onderzoek bieden.
7.4 Indien de klant niet tijdig melding maakt van significante, reproduceerbare gebreken, wordt de levering geacht te zijn goedgekeurd. Kleine gebreken, cosmetische gebreken, verzoeken om wijzigingen of omstandigheden die het overeengekomen gebruik niet significant belemmeren, vormen geen reden tot uitstel van goedkeuring.
7.5 Flows kan ervoor kiezen een gerechtvaardigde fout te herstellen door middel van correctie, een tijdelijke oplossing, herlevering, configuratiewijziging of een andere redelijke oplossing. Herstel is het enige rechtsmiddel van de klant voor gebreken, tenzij anders bepaald door dwingend recht.
7.6 Indien de klant een fout meldt en uit het onderzoek blijkt dat de fout geheel of gedeeltelijk te wijten is aan de omstandigheden van de klant, de gegevens van de klant, de configuratie van de klant, de medewerkers van de klant, een derde partij, diensten van derden of omstandigheden buiten de controle van Flows, kan Flows de tijd en redelijke externe kosten die besteed zijn aan het oplossen van problemen, analyse, ondersteuning, coördinatie en eventuele herstelwerkzaamheden in rekening brengen tegen het actuele uurtarief van Flows.
7.7 Indien de oorzaak van een fout redelijkerwijs niet aan één partij kan worden toegeschreven, mag Flows 50% van de tijd die is besteed aan onderzoek en probleemoplossing in rekening brengen, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.

8. Ondersteuning, service en onderhoud

8.1 Flows biedt ondersteuning conform het ondersteuningspakket, de abonnementsbeschrijving of de specifieke overeenkomst die de klant heeft gekozen.
8.2 Tenzij anders overeengekomen, wordt ondersteuning geboden op werkdagen tijdens de normale Deense werkuren. Flows garandeert geen specifieke reactietijden, oplostijden of uptime, tenzij dit uitdrukkelijk is overeengekomen in een aparte SLA.
8.3 Ondersteuning omvat niet de ontwikkeling, gewijzigde scope, nieuwe integraties, gegevenscorrectie, interne training van de klant, fouten van derden, fouten in de systemen van de klant of wijzigingen die nodig zijn vanwege wijzigingen bij externe leveranciers. Dergelijke werkzaamheden worden gefactureerd tegen het geldende uurtarief, tenzij anders overeengekomen in een schriftelijke overeenkomst.
8.4 Flows kan updates, beveiligingspatches, onderhoud, wijzigingen en technische aanpassingen aan de Diensten uitvoeren, inclusief wijzigingen in functionaliteit, ontwerp, infrastructuur, integraties en ondersteunde platforms van derden. Flows streeft ernaar aanzienlijke operationele verstoringen te beperken, maar is niet verantwoordelijk voor de gevolgen van noodzakelijke of redelijke wijzigingen.

9. Diensten van derden, AI en open source

9.1 De Diensten kunnen geheel of gedeeltelijk afhankelijk zijn van diensten van derden, waaronder bijvoorbeeld Make.com, OpenAI, Microsoft, cloudproviders, ERP-, POS-, WMS-, e-commerce-, betalings-, logistieke en API-providers (“Diensten van Derden”).
9.2 Het gebruik door de klant van diensten van derden is onderworpen aan de voorwaarden, prijzen, gebruiksbeperkingen, gegevensverwerkingsvoorwaarden en technische beperkingen van de betreffende externe dienstverleners. De klant is verantwoordelijk voor het accepteren en naleven van deze voorwaarden wanneer dit vereist is.
9.3 Flows is niet verantwoordelijk voor diensten van derden, inclusief downtime, fouten, gegevensverlies, API-wijzigingen, prijswijzigingen, beperkingen, accountsluiting, vertragingen, beveiligingsincidenten of het stopzetten van functionaliteit. Indien een dienst van een derde partij wordt gewijzigd of stopgezet, kan Flows het betreffende deel van de dienstverlening wijzigen, beperken of stopzetten.
9.4 Op AI gebaseerde functies kunnen onvolledige, onnauwkeurige, misleidende of verouderde resultaten genereren. De klant mag niet uitsluitend op de output van AI vertrouwen bij het nemen van belangrijke beslissingen zonder een passende professionele beoordeling door een mens. Flows is niet verantwoordelijk voor het gebruik van de output van AI door de klant.
9.5 Oplossingen kunnen open-sourcecomponenten bevatten. Dergelijke componenten worden geleverd onder de licentievoorwaarden die van toepassing zijn op de betreffende component. Flows kan geen rechten overdragen die Flows zelf niet bezit.
9.6 Een integratie, automatisering of andere technische levering is gebaseerd op de systeemversies, API's, documentatie, toegangsmogelijkheden, gegevensformaten en voorwaarden van derden die beschikbaar zijn op het moment dat Flows met de werkzaamheden begint, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
9.7 Wijzigingen bij de klant of derden, waaronder gewijzigde API's, versies, toegangsrechten, datamodellen, snelheidslimieten, beveiligingsvereisten, licentievoorwaarden, eindpunten, authenticatiemethoden of het uitfaseren van functionaliteit, vormen geen gebrek in de levering van Flows. Analyse, aanpassing, debugging, herimplementatie en testen die hieruit voortvloeien, worden gefactureerd tegen het actuele uurtarief van Flows, tenzij dit expliciet is opgenomen in een abonnement of een aparte SLA.
9.8 Flows mag gebruikmaken van, wijzigen, vervangen of stoppen met het gebruik van diensten van derden, onderaannemers, infrastructuur, hostingomgevingen, technologieën en technische componenten wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk of passend is om redenen van veiligheid, werking, prijs, prestaties, ondersteunbaarheid, wetgeving, wijzigingen bij leveranciers of technologische ontwikkelingen.
9.9 Flows zal ernaar streven de Klant tijdig op de hoogte te stellen van materiële wijzigingen die naar redelijke verwachting een negatieve invloed kunnen hebben op het gebruik van de Dienst door de Klant. Flows is echter gerechtigd de wijziging zonder voorafgaande kennisgeving door te voeren indien dit noodzakelijk is om veiligheids-, operationele, wettelijke of wettelijke redenen, of om te voldoen aan de verplichtingen jegens derden.
9.10 Voor zover een dienst van een derde partij aan Flows wordt geleverd op een "zoals deze is"-basis, of met beperkte garanties of beperkingen van aansprakelijkheid, wordt het corresponderende deel van de dienst van Flows aan de klant geleverd op dezelfde basis en met dezelfde beperkingen, voor zover wettelijk toegestaan.

10. Intellectuele eigendomsrechten en gebruiksrechten

10.1 Achtergrondinformatie over intellectueel eigendom en algemene rechten van Flows. Flows bezit en behoudt alle intellectuele eigendomsrechten, waaronder auteursrechten, rechten op broncode, objectcode, software, scripts, connectors, API-clients, bibliotheken, frameworks, workflows, scenario's, mappings, datamodellen, templates, prompts, instructies, configuraties, dashboards, ontwerpen, documentatie, methoden, processen, tools, beveiligingsmaatregelen, knowhow, ideeën, concepten, ervaringen en verbeteringen, zoals:
Werd ontwikkeld, was eigendom van, werd gelicentieerd door of werd gebruikt door Flows vóór de samenwerking met de klant.
Ontwikkeld onafhankelijk van de klant of zonder gebruikmaking van vertrouwelijke informatie van de klant.
Zijn ze generiek, herbruikbaar of geschikt voor gebruik door meerdere klanten?
Wordt opgenomen in of gebruikt voor een klantspecifieke levering, ook wanneer dergelijk materiaal is aangepast aan de behoeften van de klant.
10.2 Klantgerichte aanpassingen en projectontwikkeling. Alle rechten op klantaanpassingen, ontwikkeling, integraties, automatiseringen, mappings, workflows, scripts, configuraties, documentatie en andere leveringen die Flows voor de klant ontwikkelt of configureert, behoren toe aan Flows, tenzij een specifieke en afzonderlijke schriftelijke overeenkomst uitdrukkelijk bepaalt dat meer specifiek omschreven economische rechten aan de klant worden overgedragen.
10.3 Betaling voor ontwikkeling, installatie, advies of andere dienstverlening houdt op zich geen overdracht in van auteursrecht, eigendom van de broncode of andere intellectuele eigendomsrechten aan de klant.
10.4 Gebruiksrecht van de klant. Zodra de klant alle verschuldigde bedragen heeft betaald, verkrijgt de klant een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar, niet-sublicentieerbaar en herroepbaar recht om de geleverde oplossing te gebruiken, maar uitsluitend voor de eigen interne bedrijfsvoering van de klant en alleen voor het met Flows overeengekomen doel.
10.5 Het gebruiksrecht van de klant duurt zolang de betreffende abonnements- of serviceovereenkomst van kracht is en de klant aan zijn betalings- en andere verplichtingen voldoet. Voor eenmalige leveringen zonder doorlopend abonnement geldt het gebruiksrecht onbeperkt, maar uitsluitend conform dit artikel 10 en onder voorbehoud van volledige betaling.
10.6 De klant mag niet, direct noch indirect:
Het is niet toegestaan om materiaal of de oplossing van Flows te kopiëren, verspreiden, verkopen, verhuren, uitlenen, overdragen, in sublicentie te geven of op enige andere wijze aan derden ter beschikking te stellen.
Het is verboden om de software, het platform, de configuraties of het materiaal van Flows te wijzigen, te decompileren, te reverse-engineeren, te proberen de broncode ervan af te leiden of er afgeleide werken van te maken, tenzij een dergelijke beperking ongeldig is op grond van dwingend recht.
Verwijder of wijzig alle auteursrecht-, eigendoms-, handelsmerk- of andere rechtenvermeldingen.
Het is niet toegestaan dat een derde partij, met uitzondering van de eigen gegevens en het eigen materiaal van de klant, het materiaal van Flows kopieert, overneemt, imiteert, onderhoudt of verder ontwikkelt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Flows.
Gebruik het materiaal van Flows om een concurrerende oplossing, dienst of platform te ontwikkelen of te ondersteunen.
10.7 Klantgegevens en -materiaal. De klant behoudt alle rechten op zijn eigen gegevens, handelsmerken, logo's, documenten, productgegevens, bedrijfsregels, instructies en ander materiaal dat de klant rechtmatig ter beschikking stelt. De klant verleent Flows een niet-exclusief, royaltyvrij recht om dergelijk materiaal te gebruiken voor zover nodig om de diensten te leveren, te exploiteren, te onderhouden, te ondersteunen, te beveiligen en te verbeteren.
10.8 Algemene kennis. Flows mag algemene ideeën, ervaringen, methoden, technieken, concepten en knowhow die tijdens de samenwerking zijn ontwikkeld of verkregen, vrijelijk gebruiken, op voorwaarde dat Flows daarbij geen vertrouwelijke informatie van de Klant openbaar maakt of gebruikt in strijd met deze Voorwaarden.
10.9 Volledige overdracht van rechten. Indien de klant specifieke broncode of andere economische rechten wenst over te dragen, is een aparte schriftelijke overnameovereenkomst vereist. In deze overeenkomst moeten de overgedragen materialen, de prijs, de omvang van de overdracht en eventuele beperkingen nauwkeurig worden omschreven. De intellectuele eigendomsrechten van Flows, generieke componenten, het platform, tools, methoden, software van derden en open source-componenten zijn altijd uitgesloten, tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders is overeengekomen.
10.10 Een overdracht van rechten of een uitgebreid gebruiksrecht treedt pas in werking wanneer Flows de volledige betaling heeft ontvangen voor alle bedragen die verband houden met de levering en overdracht van de betreffende rechten.

11. Vertrouwelijkheid

11.1 De partijen zullen de vertrouwelijke informatie van de andere partij vertrouwelijk behandelen en mogen deze niet aan derden bekendmaken of gebruiken voor andere doeleinden dan de uitvoering van de overeenkomst.
11.2 Vertrouwelijke informatie omvat onder meer zakelijke relaties, prijzen, klantgegevens, toegangsinformatie, technische informatie, broncode, architectuur, documentatie, productplannen, beveiligingsinformatie en knowhow.
11.3 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die de ontvangende partij kan documenteren:
Waren openbaar beschikbaar zonder contractbreuk.
Was rechtmatig bekend bij de ontvangende partij vóór ontvangst.
Is rechtmatig verkregen van een derde partij zonder geheimhoudingsplicht.
De informatie moet worden bekendgemaakt in overeenstemming met de wet, regelgeving of een gerechtelijk bevel, mits de andere partij, indien mogelijk, vooraf op de hoogte wordt gesteld.
11.4 De geheimhoudingsplicht geldt gedurende de samenwerking en gedurende 5 jaar na de beëindiging van de overeenkomst. Voor bedrijfsgeheimen geldt de verplichting zolang de informatie juridisch gezien als bedrijfsgeheim wordt beschouwd.

12. Persoonsgegevens en gegevensverwerking

12.1 Voor zover Flows persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, is de Klant de verwerkingsverantwoordelijke en Flows de verwerker, tenzij anders bepaald door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
12.2 Op dergelijke verwerking is een afzonderlijke gegevensverwerkingsovereenkomst of de op enig moment geldende gegevensverwerkingsovereenkomst van Flows van toepassing. In geval van een conflict prevaleert de gegevensverwerkingsovereenkomst, maar uitsluitend voor zaken die betrekking hebben op de verwerking van persoonsgegevens.
12.3 De klant is verantwoordelijk voor het waarborgen dat de verwerking van persoonsgegevens, de instructies aan Flows en het gebruik van de diensten door de klant plaatsvindt op basis van een geldige verwerkingsgrondslag en in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
12.4 Flows kan gebruikmaken van subverwerkers zoals gespecificeerd in de huidige lijst van subverwerkers van Flows. Flows zal belangrijke wijzigingen in het gebruik van subverwerkers melden in overeenstemming met de toepasselijke gegevensverwerkingsovereenkomst.
12.5 De klant mag de diensten niet gebruiken voor de verwerking van bijzondere categorieën persoonsgegevens, informatie over strafbare feiten, BSN-nummers of andere gevoelige of streng gereguleerde informatie, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen en de nodige technische, organisatorische en contractuele maatregelen zijn getroffen.

13. Beperking van aansprakelijkheid

13.1 Maximale aansprakelijkheidslimiet. De totale aansprakelijkheid van Flows jegens de Klant, ongeacht de grondslag van de aansprakelijkheid en inclusief contract, onrechtmatige daad, productaansprakelijkheid, advies, gegevensverwerking, contractbreuk of anderszins, mag in geen enkel geval een bedrag overschrijden dat overeenkomt met de abonnementsbetalingen exclusief btw die de Klant daadwerkelijk aan Flows heeft betaald voor de betreffende dienst in de 3 maanden direct voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering.
13.2 Indien de claim slechts betrekking heeft op een eenmalige levering of projectlevering zonder bijbehorend abonnement, kan de totale aansprakelijkheid van Flows niet hoger zijn dan het bedrag, exclusief btw, dat de Klant daadwerkelijk aan Flows heeft betaald voor de betreffende levering in de 3 maanden direct voorafgaand aan het incident. Indien de Klant gedurende deze periode geen abonnementsbetalingen of betalingen voor de betreffende levering heeft voldaan, is de totale aansprakelijkheid van Flows beperkt tot DKK 0, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
13.3 Flows is in geen geval aansprakelijk voor indirecte verliezen, gevolgschade of bedrijfsschade, waaronder verlies van omzet, winst, goodwill, verwachte besparingen, gegevens, databases, productie, klanten, zakelijke kansen, claims van derden, verliezen als gevolg van onderbroken werkzaamheden of kosten voor herstel, handmatige verwerking of aanschaf van vervangende systemen.
13.4 Flows is niet verantwoordelijk voor fouten, vertragingen, gegevensverlies, verlies of schade die geheel of gedeeltelijk zijn veroorzaakt door:
De omstandigheden van de klant, de gegevens van de klant, de medewerkers van de klant, de onderaannemers van de klant of het gebrek aan medewerking van de klant.
Fouten, beperkingen, wijzigingen of uitval van diensten van derden.
Fouten, onvolledigheden of vertragingen in gegevens afkomstig van de systemen van de klant of van derden.
Internetverbinding, telecommunicatie, stroomvoorziening, browser, besturingssysteem, hardware, netwerk of andere infrastructuur die buiten de redelijke controle van Flows vallen.
Ongeautoriseerde toegang, cyberaanvallen, malware of beveiligingsincidenten die Flows redelijkerwijs niet had kunnen voorkomen.
Het gebruik door de klant van, of het gebrek aan controle over, automatiseringen, integraties, AI-output, rapporten of data.
Opschorting, beëindiging, beperking, verwijdering of heropening van diensten in overeenstemming met deze voorwaarden, onder meer als gevolg van wanbetaling door de klant.
Omstandigheden die onder overmacht vallen.
13.5 De klant dient zijn schade te beperken, onder meer door relevante back-ups te maken, te testen, af te stemmen, te bewaken en kritieke processen handmatig te controleren. De potentiële aansprakelijkheid van Flows wordt verminderd in de mate waarin de klant heeft bijgedragen aan de schade of heeft nagelaten redelijke schadebeperkende maatregelen te nemen.
13.6 Elke vordering tegen Flows moet schriftelijk en zonder onnodige vertraging worden ingediend, uiterlijk 3 maanden nadat de klant kennis heeft genomen of had moeten nemen van de omstandigheden die aanleiding geven tot de vordering. Later ingediende vorderingen vervallen voor zover wettelijk toegestaan.
13.7 De beperkingen in dit artikel 13 zijn van toepassing voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Niets in de Voorwaarden beperkt enige aansprakelijkheid die wettelijk niet kan worden beperkt of uitgesloten, inclusief aansprakelijkheid voor opzet of grove nalatigheid, voor zover een dergelijke beperking ongeldig zou zijn.

14. Skadesløsholdelse

14.1 De klant vrijwaart Flows tegen elke vordering, verlies, aansprakelijkheid, boete, kosten en uitgaven, inclusief redelijke juridische kosten, die voortvloeien uit of verband houden met:
Klantgegevens, inhoud, instructies of gebruik van de Diensten.
Het ontbreken van rechten, toestemmingen, licenties of een grondslag voor de verwerking door de klant.
Schending door de klant van de wet, de voorwaarden van derden of deze voorwaarden.
Vorderingen van derden als gevolg van omstandigheden bij de klant.
14.2 Flows stelt de Klant onverwijld op de hoogte van een dergelijke claim en geeft de Klant een redelijke gelegenheid om mee te werken aan de afhandeling ervan. Flows gaat geen schikking aan die niet-financiële verplichtingen aan de Klant oplegt zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant.

15. Abonnement, bindende werking, verlenging, beëindiging en schorsing

15.1 Abonnementsperiode. De klant neemt een abonnement op de abonnementen, servicepakketten, supportpakketten en andere doorlopende diensten die vermeld staan in de geaccepteerde bestelling, de offertebevestiging, de abonnementsomschrijving of de factuur (gezamenlijk het "Abonnement"). Het abonnement loopt gedurende de overeengekomen abonnementsperiode.
15.2 Indien geen specifieke abonnementsperiode is overeengekomen, loopt het abonnement maandelijks en wordt het automatisch met één maand verlengd.
15.3 Jaarabonnement en minimale abonnementsperiode. Indien het abonnement wordt aangeboden als een jaarabonnement, een overeenkomst van 12 maanden, een minimale periode of anderszins met een langere contractduur, is de klant gebonden voor de gehele overeengekomen periode. Het abonnement wordt automatisch verlengd voor een nieuwe periode van dezelfde lengte, tenzij het tijdig wordt opgezegd conform clausule 15.5.
15.4 Installatie, onboarding, implementatie, projectwerk, klantaanpassingen, ontwikkeling, consultancy en andere eenmalige diensten worden afzonderlijk gefactureerd, tenzij anders vermeld in de specifieke bestelling. Deze bedragen worden niet terugbetaald bij beëindiging, opschorting of stopzetting van de overeenkomst.
15.5 Beëindiging. Maandelijkse abonnementen kunnen door beide partijen worden beëindigd met een schriftelijke opzegtermijn van 1 maand vóór het einde van de lopende abonnementsperiode. Jaarabonnementen en abonnementen met een minimale looptijd kunnen aan het einde van de lopende periode worden beëindigd met een schriftelijke opzegtermijn van ten minste 30 dagen.
15.6 De beëindiging dient schriftelijk te geschieden via support@flows.systems of een ander schriftelijk kanaal zoals aangegeven door Flows. De klant is verantwoordelijk voor het bewaren van documentatie waaruit blijkt dat Flows de beëindiging heeft ontvangen.
15.7 De klant mag een abonnement niet beëindigen met ingang van vóór het verstrijken van een overeengekomen bindende of minimale periode. Indien de klant desondanks stopt met het gebruik van de dienst, zijn account sluit, verzoekt om verwijdering van de toegang of anderszins de samenwerking beëindigt vóór het verstrijken van de periode, blijft de klant aansprakelijk voor de betaling van het resterende deel van de bindende of abonnementsperiode.
15.8 Geen restitutie. Betalingen voor abonnementen, ondersteuning, implementatie, installatie, ontwikkeling, consultancy, gebruik door derden en andere diensten worden niet terugbetaald, tenzij anders vereist door dwingende wetgeving of uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen.
15.9 Upgraden, downgraden en gewijzigd verbruik. De klant kan een wijziging aanvragen in het abonnement, het aantal gebruikers, omgevingen, integraties, workflows, dataverbruik, automatiseringsgebruik, API-aanroepen, ondersteuningsniveau of andere capaciteitslimieten. Een upgrade kan direct ingaan en naar rato worden gefactureerd voor de resterende looptijd of volgens de actuele prijslijst van Flows.
15.10 Een downgrade, vermindering of verwijdering van functionaliteit mag pas ingaan aan het einde van het huidige abonnement of de bindende periode, tenzij Flows schriftelijk anders overeenkomt. Een downgrade geeft de klant geen recht op terugbetaling, creditering of evenredige korting op reeds gefactureerde of betaalde bedragen.
15.11 Consumptielimieten en overconsumptie. Indien het abonnement is gebaseerd op of limieten bevat voor bijvoorbeeld het aantal gebruikers, bedrijven, omgevingen, integraties, workflows, scenario's, bewerkingen, taken, API-aanroepen, datavolumes, opslagruimte, supporturen of andere capaciteitsdoelstellingen, mag de klant de overeengekomen limieten niet overschrijden.
15.12 Flows kan het verbruik van de klant registreren en monitoren. In geval van overmatig verbruik kan Flows, naar eigen goeddunken, het verbruik beperken, een upgrade naar het betreffende abonnement vereisen, het overmatige verbruik factureren volgens de geldende prijslijst of een redelijke marktprijs factureren indien er geen geldende prijslijst bestaat. Flows kan het overmatige verbruik ook met terugwerkende kracht factureren vanaf het moment dat de limiet werd overschreden.
15.13 Automatische betaling. Indien de klant een creditcard, betaalpas, betaaldienst of andere automatische betaalmethode heeft geregistreerd, machtigt de klant Flows en de betalingsprovider van Flows om achterstallige abonnementsbetalingen, te veel betaalde bedragen, kosten en andere bedragen te innen in overeenstemming met de overeenkomst. De klant dient de betaalgegevens actueel te houden en te zorgen voor voldoende dekking.
15.14 Herinneringen en sluiting in geval van betalingsachterstand. Als de klant een openstaande factuur niet heeft betaald, kan Flows een schriftelijke herinnering sturen (“Herinnering 1”). Als het volledige verschuldigde bedrag, inclusief rente en kosten, niet uiterlijk 8 kalenderdagen na verzending van Herinnering 1 door Flows is ontvangen, kan Flows, zonder verdere kennisgeving, de toegang van de klant tot het abonnement, de ondersteuning, integraties, automatiseringen, workflows, dataverbindingen en andere diensten geheel of gedeeltelijk opschorten, beëindigen, uitschakelen of beperken.
15.15 Flows kan, naar eigen goeddunken, de gehele oplossing of slechts die onderdelen van de oplossing die verband houden met het in gebreke gebleven abonnement, afsluiten. Flows is niet verplicht om gegevensoverdrachten, taken, automatiseringen, monitoring, ondersteuning, integraties of verbindingen met derden te handhaven gedurende een betalingsachterstand.
15.16 Geen aansprakelijkheid bij beëindiging van de overeenkomst. Sluiting, opschorting, deactivering of beperking conform clausule 15.14 of 15.15 wordt niet beschouwd als een wanprestatie van Flows. Flows is niet aansprakelijk voor directe of indirecte schade, gevolgschade, bedrijfsschade, omzetverlies, gegevensverlies, synchronisatieproblemen, mislukte orderoverdracht, mislukte voorraadupdates, vertragingen, claims van derden, kosten voor handmatige handelingen, herstel, herintreding, vervangende systemen of andere kosten die voortvloeien uit of verband houden met de betalingsachterstand van de Klant en de daaropvolgende sluiting of beperking van de Diensten.
15.17 Heropening en herstel. Flows is niet verplicht een gesloten of opgeschorte oplossing opnieuw te openen, te reactiveren of te herstellen totdat de klant alle verschuldigde bedragen, rente, kosten, incassokosten en eventuele heropenings- en herstelkosten heeft betaald.
15.18 Het heropenen, reactiveren, herstellen van integraties, opnieuw uitvoeren van gegevens, controleren van synchronisatie, foutafhandeling, gegevensopschoning, documentatie, testen, ondersteuning en andere werkzaamheden na een betalingsgerelateerde sluiting zijn niet inbegrepen in het abonnement. Dergelijke werkzaamheden worden gefactureerd tegen het actuele uurtarief van Flows en eventuele toepasselijke heropenings- of administratiekosten.
15.19 Flows garandeert niet dat een gesloten of opgeschorte oplossing opnieuw kan worden geopend, hersteld of in dezelfde staat kan worden teruggebracht als vóór de sluiting. Flows is niet verantwoordelijk voor gegevens, transacties, gebeurtenissen, wachtrijen, automatiseringen of wijzigingen in systemen van derden die verloren gaan, uitvallen, verlopen of worden gewijzigd tijdens de opschorting of sluiting.
15.20 Andere ophanging. Flows kan de toegang van de klant tot het abonnement, de ondersteuning, integraties, automatiseringen, dataverbindingen en andere diensten geheel of gedeeltelijk opschorten met onmiddellijke ingang of na schriftelijke kennisgeving indien de klant een overeengekomen verbruikslimiet overschrijdt, de diensten gebruikt in strijd met de overeenkomst, een beveiligingsrisico creëert of de voorwaarden van externe leveranciers schendt.
15.21 Opschorting of sluiting ontslaat de klant niet van zijn betalingsverplichtingen, inclusief de betaling voor de resterende overeengekomen bindende of abonnementsperiode, indien een dergelijke periode is overeengekomen.
15.22 Annulering van stromen. Flows kan de overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang beëindigen of opschorten indien de klant de overeenkomst wezenlijk schendt en deze schending niet binnen 10 kalenderdagen na een schriftelijke aanmaning heeft hersteld, voor zover de schending herstelbaar is. Flows kan de overeenkomst echter zonder hersteltermijn beëindigen of opschorten in geval van onrechtmatig gebruik, een aanzienlijk veiligheidsrisico, inbreuk op de rechten van Flows of derden, insolventie of een ernstige schending van de voorwaarden van derden.
15.23 Gegevens worden bij beëindiging verwerkt. Bij beëindiging van het abonnement vervalt de toegang van de klant tot de abonnementsdiensten. Op schriftelijk verzoek van de klant, en mits de klant alle verschuldigde bedragen heeft betaald, stelt Flows de beschikbare gegevens van de klant, indien technisch mogelijk, tot 30 dagen na beëindiging beschikbaar in een gangbaar formaat.
15.24 Gegevensexport, transitieondersteuning, overdracht, onboarding van nieuwe leveranciers, documentatie, training, speciale extracties, herstel of andere werkzaamheden na beëindiging zijn niet inbegrepen in het abonnement en worden gefactureerd tegen het actuele uurtarief van Flows.
15.25 Na de in clausule 15.23 genoemde periode kan Flows de gegevens van de Klant verwijderen of anonimiseren in overeenstemming met de toepasselijke gegevensverwerkingsovereenkomst, wetgeving en de back-up- en verwijderingsprocedures van Flows. Flows is niet verplicht de gegevens van de Klant na deze periode te bewaren.
15.26 Beëindiging van het abonnement geeft de klant geen recht op het platform, de broncode, generieke componenten, workflows, scripts, frameworks, interne tools, documentatie, ontwikkelomgevingen of ander materiaal van Flows. De rechten van de klant bij beëindiging zijn uitsluitend zoals beschreven in clausule 10 en deze clausule 15.

16. Overmacht

16.1 Flows is niet aansprakelijk voor het niet of te laat nakomen van verplichtingen als gevolg van omstandigheden buiten de redelijke controle van Flows, waaronder natuurrampen, brand, staking, lock-out, oorlog, terrorisme, cyberaanval, epidemie, overheidsingrijpen, leveringsproblemen, wijdverspreide internet- of telecommunicatiestoringen, storingen in diensten van derden of andere overmachtsituaties.
16.2 De verplichtingen van de getroffen partij worden opgeschort gedurende de periode van overmacht. Indien de overmachtssituatie langer dan 60 dagen duurt, kan elk van beide partijen het getroffen deel van de overeenkomst schriftelijk beëindigen, zonder verdere aansprakelijkheid dan betaling voor reeds verleende diensten.

17. Verwijzingen en gebruik van het logo

17.1 De klant verleent Flows het recht om de naam en het logo van de klant te gebruiken als referentie op de website van Flows, in verkoop- en marketingmateriaal en in presentaties.
17.2 De klant kan de toestemming te allen tijde schriftelijk intrekken. De intrekking treedt binnen een redelijke termijn in werking en heeft geen gevolgen voor reeds gedrukt of gepubliceerd materiaal dat redelijkerwijs niet kan worden ingetrokken.

18. Wijzigingen in de voorwaarden

18.1 Flows kan de Voorwaarden wijzigen met een opzegtermijn van ten minste 30 dagen door middel van een kennisgeving per e-mail, via het klantportaal of op de website van Flows.
18.2 Wijzigingen die uitsluitend ten voordele van de klant zijn, van geen wezenlijk belang zijn of noodzakelijk zijn vanwege wetgeving, beveiliging, voorwaarden van derden of technische omstandigheden, kunnen, indien redelijk, met een kortere opzegtermijn worden doorgevoerd.
18.3 Indien een materiële wijziging de Klant aanzienlijk benadeelt, kan de Klant de betreffende lopende dienst beëindigen met ingang van de datum waarop de wijziging van kracht wordt, door middel van een schriftelijke kennisgeving vóór de inwerkingtreding ervan. Voortgezet gebruik na de inwerkingtreding wordt geacht te zijn aanvaard.

19. Toepasselijk recht en geschillen

19.1 De overeenkomst is onderworpen aan het Deense recht, met dien verstande dat er geen bepalingen van toepassing zijn die leiden tot de toepassing van de wetgeving van een ander land.
19.2 De partijen zullen te goeder trouw trachten elk geschil, meningsverschil of vordering die voortvloeit uit of verband houdt met de overeenkomst, op te lossen door middel van rechtstreekse onderhandelingen tussen de relevante besluitvormers van de partijen.
19.3 Indien een geschil niet binnen 30 kalenderdagen na een schriftelijk verzoek van een partij door middel van rechtstreekse onderhandelingen is opgelost, kunnen de partijen, indien zij het daarmee eens zijn, trachten het geschil door middel van bemiddeling of overleg op te lossen.
19.4 Indien de partijen voor mediation kiezen en binnen 14 kalenderdagen geen overeenstemming bereiken over de keuze van een mediator, kan elke partij Danish Mediator Advocates verzoeken een mediator voor te stellen. De mediation zal plaatsvinden overeenkomstig de regels die te allen tijde van toepassing zijn op Danish Mediator Advocates.
19.5 Indien de partijen ervoor kiezen een mediator in te schakelen en geen overeenstemming kunnen bereiken over de keuze van een deskundige, kan elke partij de IT-sector verzoeken een relevante deskundige voor te stellen. De kosten van de mediator of deskundige worden in het algemeen gelijkelijk verdeeld, tenzij de partijen anders overeenkomen of een rechter anders beslist.
19.6 Bemiddeling of inspectie en beoordeling beperkt niet het recht van Flows om onmiddellijk over te gaan tot incasso, diensten op te schorten of te beëindigen in geval van wanbetaling, gerechtelijke bevelen of andere voorlopige voorzieningen aan te vragen, of anderszins de intellectuele eigendomsrechten, vertrouwelijke informatie, veiligheid of andere rechten van Flows te beschermen.
19.7 Indien het geschil niet wordt opgelost door middel van onderhandeling, bemiddeling of inspectie en beoordeling, zal de zaak worden beslist door de Deense rechtbanken, waarbij de rechtbank van vestiging van Flows in eerste instantie bevoegd is, tenzij dwingende wetgeving anders bepaalt.

20. Overige bepalingen

20.1 Indien een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig of niet-afdwingbaar is, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. In plaats daarvan zullen de partijen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die zoveel mogelijk hetzelfde commerciële doel dient.
20.2 De Klant mag de Overeenkomst of enige rechten of verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst niet overdragen zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Flows. Flows mag de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk overdragen aan een gelieerde onderneming, een koper van de activiteiten van Flows of als onderdeel van een interne herstructurering.
20.3 Het feit dat Flows een recht niet uitoefent, houdt geen afstand van dat recht in.
20.4 Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld in het Deens. In geval van vertaal- of interpretatieverschillen prevaleert de Deense versie.
20.5 Laatst bijgewerkt: 4 september 2026.

Bijlage A – Diensten van derden en technische afhankelijkheden

Flows kunnen gebruikmaken van diensten van derden, onderaannemers en technische afhankelijkheden bij de levering, waaronder, maar niet beperkt tot:
Make.com en andere integratie- of automatiseringsplatformen.
Microsoft Azure, Microsoft 365, e-mail, identiteit en cloudservices.
OpenAI en andere aanbieders van AI-modellen, AI-platformen of API's.
Shopify, Uniconta en andere ERP-, POS-, WMS-, CRM-, e-commerce-, betalings- en logistieke systemen.
Stripe, Fenerum of andere aanbieders van betaal- en facturatiediensten.
Hosting-, database-, beveiligings-, back-up-, logboekregistratie-, monitoring- en communicatiediensten.
De eigen systemen van de klant, systeemleveranciers, API's, netwerken, data en technische omgevingen.
De genoemde diensten en afhankelijkheden kunnen worden gewijzigd, zijn onderworpen aan afzonderlijke voorwaarden, hebben capaciteitsbeperkingen, zijn afhankelijk van een internetverbinding of worden geleverd op een 'as is'-basis. Flows kan dergelijke diensten wijzigen, vervangen of stopzetten in overeenstemming met artikel 9 van de voorwaarden.
De lijst is indicatief en niet uitputtend. Flows kan van tijd tot tijd gebruikmaken van aanvullende of alternatieve technologieën, dienstverleners en onderaannemers in overeenstemming met de voorwaarden en eventuele gegevensverwerkingsovereenkomsten.